Analítica de datos, la aliada para gestionar el control interno en las organizaciones

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Imagen: Pixabay.
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A pesar de estar expuestas diariamente a casos de fraude o corrupción, las pequeñas y medianas empresas todavía no tienen una consciencia plena sobre la importancia de implementar herramientas que permitan mantener un adecuado control interno sobre las operaciones. Para este caso, la analítica de datos se sigue consolidando como una herramienta tecnológica poderosa para administrar, sacar provecho de toda la información, prevenir amenazas y fortalecer la competitividad. Pero, ¿cuáles son los retos?

Ninguna empresa está exenta de sufrir el impacto de algún caso de fraude. Tanto las organizaciones públicas como las privadas, son el blanco de múltiples tipos de corrupción a diario.

Una encuesta publicada en 2018 por la firma KPMG reveló que más de la mitad de las organizaciones colombianas consultadas experimentaron algún tipo episodio de fraude. Sin embargo, estos no siempre son ocasionados por actores externos. Por el contrario, uno de los puntos que más llama la atención sobre este informe es que el 80 % de estos actos fue protagonizado por los mismos empleados de las organizaciones. Además, las áreas internas de las compañías que presentan un nivel alto de vulnerabilidad ante estas problemáticas son: operaciones y producción, ventas y atención al cliente, alta gerencia, tesorería, compras y bodega.

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Aunque los datos de este estudio muestran que se trata de una grave amenaza que sigue creciendo en las compañías, lo que más preocupa es que el 29 % de estas empresas aún no son conscientes de los riesgos y pasan por alto todos los efectos negativos que pueden traer estos delitos que, incluso, van más allá de pérdidas económicas.

El robo de dinero, los sobornos y los conflictos de intereses, entre muchos otros casos de fraude, ocasionan perjuicios en la moral personal, deterioran la reputación de la compañía, afectan las acciones o el valor de la organización, provocan la pérdida de contratos y atraen el riesgo de generar multas económicas.

Por el lado financiero, el impacto no es menor. De acuerdo con el estudio de la firma, el 45 % de las empresas en Colombia calculó el monto defraudado en valores que alcanzan los USD 10.000. Asimismo, el 20 % identificó pérdidas entre los USD 10.000 y USD 50.000; mientras que un 23 % registró detrimentos superiores a los USD 50.000, incluso con un tope de hasta USD 500.000.

En general, se trata de una problemática que al año deja cerca de $16.000 millones en pérdidas en el país, según lo indica un informe de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (Acfe), publicado en 2018. De igual forma, este documento revela que, de los 1.003 casos de corrupción que se identificaron a nivel global, 14 (1,3 %) ocurrieron en Colombia. Así las cosas, el país ocupa el tercer país de América Latina con más casos de fraude en las empresas.

Aunque resulta paradójico pensar que los mismos empleados sean los responsables de estos actos, el informe de la firma explica que los motivos son diversos y ocurren por ambición, dificultades económicas, presión por las metas y resentimiento por algún inconveniente con la organización. Además, como causas directas, se evidenciaron la falta de controles internos, la debilidad en la cultura empresarial, la ausencia de políticas definidas de manera correcta o de un programa de entrenamiento de ética para los empleados.

Los 10 casos de fraude más comunes

  1. Robo de dinero (35 %)
  2. Pérdida o daño de inventario (16 %)
  3. Soborno (15 %)
  4. Conflicto de intereses (11 %)
  5. Manipulación del flujo de caja (5 %)
  6. Reconocimiento fraudulento de ingresos y egresos (5 %)
  7. Desembolsos fraudulentos (5 %)
  8. Manipulación de métricas o indicadores financieros (4 %)
  9. Acceso no autorizado (cibercrimen) (2 %)
  10. Piratería (cibercrimen) (2 %)

El control interno juega un papel clave

El 60 % de las empresas que detectaron los hechos fraudulentos al interior de sus operaciones, indicó que establecer un adecuado control interno fue la estrategia principal que permitió identificar estas actividades delictivas, seguido por los mecanismos de denuncia, con un 22 %. Es por esto que estas áreas son relevantes al momento de prevenirlas y controlarlas.

No obstante, de acuerdo con la firma Deloitte, las pequeñas y medianas empresas son las que, generalmente, no cuentan con un plan de administración bien definido, ya sea por la limitación de los recursos económicos o por pensar que, por su tamaño, este tipo de sucesos no pueden tocar su empresa o emprendimiento. En ese sentido, los planes y las estrategias planteadas no tienen un registro adecuado, sino que se van efectuando de manera empírica; así mismo, los asuntos complejos se van solucionando a medida que se presentan. Esto, comúnmente, hace que las inversiones se realicen sin planificación y que las decisiones se tomen apresuradamente.

Sin embargo, el tamaño de una empresa no debe ser un factor que determine la importancia de un sistema de control. Por el contrario, esta metodología se debe adaptar dependiendo del tipo de cada organización, con el fin de optimizar el uso de los recursos, alcanzar una adecuada gestión financiera y administrativa, y aumentar los niveles de productividad.

En este proceso la tecnología es fundamental. Por ejemplo, si la organización cuenta con sistemas de gestión que integran controles automáticos en las líneas de ventas y cobranzas, y toda la información recolectada se contabiliza en los registros financieros virtuales, se requerirá un menor número de trabajadores para esta actividad y se podría dotar personal en otras áreas donde se requiera un mayor apoyo.

Análisis de datos: una oportunidad para aumentar la productividad y gestionar el control interno

Ahora que el emprendimiento sigue tomando fuerza en el país y que las pymes buscan abrirse un espacio importante en el mercado, aumentando sus niveles de productividad, previniendo riesgos y controlando sus movimientos internos, la tecnología llega para ofrecer nuevas oportunidades.

En medio de esta transición digital, una de las tendencias que más prometen mejorar la inteligencia de mercado y abrir las puertas a un mundo de mercados globales y redes de conocimiento, a costos relativamente bajos, es el big data o la analítica de datos.

Aunque este término aún parece complejo, su definición es simple. Se trata de la generación y organización de grandes volúmenes de datos, que luego son procesados con herramientas tecnológicas para tomar decisiones, gracias al auge de los desarrollos tecnológicos, como los dispositivos móviles, las conexiones de banda ancha, la computación en la nube y la geolocalización.

A simple vista, un dato no es relevante por sí mismo. Sin embargo, cuando se analiza en conjunto y se somete a un proceso de limpieza, consolidación y organización, puede ser la respuesta ante miles de dificultades que se presentan a diario en las compañías y ofrece la posibilidad de anticiparse a casos de fraude o mala administración.

Además, el impacto de tomar decisiones basadas en datos sobre el rumbo de la organización se ve reflejado en cinco puntos principales: mejora de la investigación y el desarrollo; creación de nuevos bienes y servicios; optimización de procesos de producción o entrega; mejora en estrategias de marketing, mediante publicidad dirigida; y generación de nuevos enfoques organizacionales.

De hecho, un estudio de los investigadores Brynjolfsson, Hitt y Kim estima que el nivel de productividad en las empresas que toman decisiones con base en los datos suele ser hasta un 6 % más alto. De igual forma, este informe también encuentra una correlación positiva entre los análisis de datos y los reportes de otras medidas de rentabilidad, como el Ebitda y el retorno sobre el patrimonio (ROE).

Contenido publicado en la edición «PYMES», de La Nota Económica.

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