Cinco tips para organizar un viaje de negocios

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El turismo de negocios es una tendencia que está tomando cada vez más fuerza en Colombia. Según el Departamento Administrativo Nacional de Estadísticas (DANE), en enero de 2018, el 35% de los huéspedes alojados en hoteles manifestó como motivo de viaje los negocios.

En este sentido, emprender un viaje de negocios es algo habitual para profesionales y empresarios en todo el mundo. Sin embargo, es importante tener una preparación minuciosa ya que al tener una corta duración no hay tiempo para lidiar con imprevistos. Estas son algunas ideas útiles para planificar viajes de negocios exitosos:

1. Investigar opciones de alojamiento y traslado

El primer paso será consultar con agencias de viajes, servicios de alojamiento y empresas de arriendo de autos para averiguar sus costos y elegir aquellas ofertas que se ajusten al presupuesto designado. En esto, el destino juega un papel muy importante ya que no es lo mismo buscar hoteles en Melgar, Bogotá o Cali que buscar habitaciones en cualquier lugar en el extranjero. Se recomienda investigar no menos de tres alternativas para poder establecer una media del costo y los beneficios que ofrece cada una.

2. Establecer acuerdos con aerolíneas y hoteles

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Como regla general, conviene investigar qué tipo de acuerdos se pueden establecer con las empresas de transporte y hospedaje de los lugares que se visitarán, sobre todo, si son destinos habituales. Casi siempre estas empresas se mantienen abiertas a ofrecer facilidades y descuentos a grandes grupos o viajeros frecuentes.

3. Crear una política corporativa de viajes

A nivel empresarial es necesario definir políticas para la programación de viajes laborales. Mediante estas reglas se establece un marco de comportamientos éticos y buenas prácticas para los empleados que viajan.

Igualmente, es necesario implementar normativas respecto al uso del dinero de la empresa para evitar situaciones desagradables que puedan originarse durante la estadía. Por otra parte, quienes trabajan de forma independiente también pueden establecer criterios de base para regular sus gastos durante una visita a un cliente o socio.

4. Medir la calidad de la estadía

Al regreso del viaje, es recomendable contar con algún sistema para evaluar la calidad de los servicios contratados. Este punto es muy importante ya que permitirá determinar si las opciones elegidas cumplieron con las expectativas y resultaron agradables para los huéspedes. Del análisis de estos datos puede desprenderse una lista de proveedores frecuentes con quienes establecer acuerdos y alianzas estratégicas.

5. Utilizar herramientas tecnológicas

Gracias a los smartphones, hoy es posible apoyarse en varias aplicaciones para las actividades cotidianas. En un viaje de negocios también se puede hacer uso de estos programas.

Por ejemplo, un viajante que visita a un cliente y necesita rendir gastos puede utilizar la herramienta Mobils que permite llevar una contabilidad básica de egresos e ingresos anotando los consumos diarios con el monto, detalle y tipo de operación. De esta forma, la empresa puede revisar los números de la aplicación tras su regreso y verificar si coinciden con el dinero gastado y los comprobantes de pago presentados.

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