La función legal debe reinventarse para la era digital

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Imagen: Pixabay
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La reciente encuesta legal de EY a más de 1.000 abogados, de más de 25 países, demuestra las presiones que está enfrentando actualmente la función legal al interior de las empresas y, cómo estas pueden, en últimas, conducir a un cambio de los modelos operativos.

Las respuestas revelan que los departamentos jurídicos enfrentan una mayor presión para hacer más con menos y, a la vez, cumplir con las exigencias de un ambiente regulatorio cada vez más cambiante. Al mismo tiempo, deben demostrar valor estratégico, incorporar innovación y atraer talento.

Ximena Zuluaga, socia líder de Servicios Legales en EY Law Colombia, afirma: “Nuestra encuesta global encontró que la función legal debe cambiar su modelo operativo para maximizar el valor de la transformación digital de las empresas. Si bien las medidas sencillas de reducción de costos a corto plazo, tales como la reducción de personal o la incorporación de tecnología en busca de eficiencias, parecen ser ideas comunes, nuestra experiencia demuestra que, a menos que se rediseñen los procesos y el flujo de trabajo, se terminará con los mismos problemas en el futuro”.

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De los datos arrojados por la encuesta, se identificaron cinco tendencias actuales:

1.       La presión de costos está impulsando al cambio Según la encuesta, el 82% de las empresas tienen previsto reducir los costos asociados a la función legal en los próximos 24 meses. Además, los encuestados planean reducir estos costos un 11% en promedio. Para lograr esto, es probable que las empresas se enfoquen más en reevaluar sus modelos de operación, lo que puede incluir un mayor uso de proveedores externos.

2.       Es necesario innovar y usar tecnología Si bien es ampliamente aceptado que la preparación digital y el uso de tecnología innovadora en cualquier negocio son esenciales para la eficiencia operativa, las respuestas de la encuesta indican que la función legal corre el riesgo de quedarse atrás de otras funciones tales como Recursos Humanos, TI y Finanzas. El 64% de los encuestados sostiene que el sector legal no se vio beneficiado por la innovación tanto como otras áreas de la organización.  Las principales restricciones para innovar identificadas son las “presiones de seguir desarrollando los negocios de la misma manera”, “restricciones de presupuesto” y “falta de habilidad de gestión o interés”. Daniel S. Acevedo S., senior manager de EY Law Colombia, encargado de las áreas de Consultoría de la función legal y Servicios legales gestionados (LMS) para Colombia y México, ha identificado en encuestas similares que la mayor parte de los equipos jurídicos quieren innovar y utilizar tecnologías de información para ser más eficientes, pero no saben por dónde empezar o qué herramientas existen en el mercado que les puedan ayudar a cumplir el objetivo de “más con menos” En palabras de Daniel, “esto ocurre porque muchas veces los equipos jurídicos se concentran más en pensar que la solución a un problema de eficiencia está en buscar una herramienta, cuando realmente las soluciones de tecnología deberían ser el resultado de una decisión de rediseño de los procesos internos. Cada vez que me preguntan por dónde empezar a innovar, la respuesta será siempre -veamos lo que dicen tus clientes internos y tus procesos.

3.       Hay confianza en el entorno regulatorio El panorama legislativo y regulatorio ha presentado desafíos considerables en los últimos años, y el ritmo del cambio no muestra signos de desaceleración. A pesar de ello, en general, los encuestados manifestaron una gran confianza en su preparación para afrontar los desafíos regulatorios futuros tales como nuevas regulaciones sobre privacidad; no obstante, esta confianza disminuye en las organizaciones más pequeñas. A pesar de ello, las empresas deben asegurar que tienen el talento y las capacidades tecnológicas adecuadas para monitorear, evaluar y responder de manera efectiva a los principales cambios legislativos en todo el mundo.

4.       Hay mayores retos para atraer talento. Hay una sobrecarga de tareas repetitivas y de poco valor El 59% de los participantes manifestaron que no sólo tienen dificultades para encontrar el talento adecuado, sino que enfrentan el desafío adicional de asegurar que el talento existente sea utilizado lo más efectivamente posible. Una de cada cuatro horas de trabajo (27%), se destina a cumplir con procedimientos rutinarios de compliance y/o tareas de bajo valor. El 67% de los encuestados manifestó que más del 20% del tiempo se destina a dichas tareas. Daniel Acevedo comenta al respecto: “los equipos jurídicos empresariales sienten cada vez más la presión por ofrecer un lugar de trabajo atractivo, con un plan de carrera que incentive la permanencia del talento humano contratado. Esto es difícil cuando hay una sobrecarga en tareas de bajo valor agregado porque después de llevarlas a cabo unas cuantas veces, el equipo se desgasta y pierde la motivación que les permita encontrar soluciones de valor para el negocio. Aquí es cuando sí vale mucho la pena hacer uso de la tecnología existente para automatizar tanto como sea posible las tareas repetitivas, dejando así tiempo libre para que los abogados se concentren en lo que mejor saben hacer. 

5.       La mirada está puesta en la tercerización La mayoría de las compañías encuestadas (74%) actualmente tercerizan un amplio rango de procesos de la función legal o están considerando hacerlo en el futuro.  Los procedimientos más frecuentemente considerados por las organizaciones para su tercerización son la gestión de contratos y la administración societaria. De hecho, el 29% de las organizaciones ya terceriza la administración societaria y un 46% consideraría hacerlo (76% total), mientras que la gestión de contratos es tercerizada por el 42% y un 34% consideraría hacerlo (también 76%).  Por esta razón, los modelos de contratación de proveedores de servicios legales están cambiando, y la participación de proveedores de servicios legales alternativos (“ALSPs”) ha aumentado. Como se reveló a través de los resultados de la encuesta de EY, las funciones legales enfrentan presiones de todos los lados, y esas presiones se están agravando para crear un entorno que impulsa el cambio de los modelos operativos.   La innovación tecnológica y la optimización del talento son parte natural de una solución. Sin embargo, estas son áreas en las cuales los departamentos jurídicos admiten tener dificultades. Como resultado, muchos ahora están considerando la contratación externa y la tercerización como una solución.

Teniendo en cuenta lo anterior, los equipos jurídicos de las empresas tienen estas oportunidades en la actualidad:

  • Capitalizar los beneficios de la participación en grandes iniciativas de transformación empresarial
  • Explorar áreas de innovación legal, para asegurar que las áreas legales puedan hacer más con menos en el futuro.
  • Considerar todas las opciones para desplegar efectivamente el talento, particularmente para tareas rutinarias.
  • Contar con una composición apropiada de talento y tecnología para monitorear y responder a los desafíos regulatorios globales.
  • Canalizar valor a largo plazo desde proveedores externos para asegurar un modelo operativo efectivo.

EY

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