15 aspectos que debe conocer la alta dirección respecto a los oficiales de cumplimiento

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Imagen: Freepik.
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Por: Carla Juliana Sanabria
Moncada Abogados

1. El oficial de cumplimiento es un cargo de alto rango dentro del organigrama de la empresa, que reporta directa y periódicamente a la Alta Dirección, encargado de asistir, asesorar, acompañar y recomendar en la implementación, el desarrollo, la ejecución, la difusión, el funcionamiento, la vigilancia y el control del programa de ética y cumplimiento, con el fin de prevenir y evitar riesgos legales, reputacionales, financieros, operativo y de contagio.

2. Los artículos del 102 al 105 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero – EOSF (Decreto Ley 663 de 1993), indican los procedimientos específicos para el control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, como la designación del oficial de cumplimiento, cuya función principal es verificar la adecuada observancia de los procedimientos específicos diseñados por la institución en las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC).

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3. La Circular 088 del 12 de octubre de 1999 de la DIAN, sustituida por la Circular Externa 0170 de 2002 de la misma entidad, establece los procedimientos para que los depósitos públicos y privados, las sociedades de intermediación aduanera y portuarias, los usuarios aduaneros permanentes y de zonas francas, las empresas transportadoras y de mensajería, los agentes de carga internacional, los intermediarios de tráfico postal, los demás auxiliares de la función aduanera y los profesionales del cambio de divisas prevengan, detecten, controlen y reporten operaciones sospechosas que puedan estar vinculadas al lavado de activos; todas estas actividades en cabeza de un oficial de cumplimiento, denominado “empleado de cumplimiento”, quien estará inscrito a la Subdirección de Fiscalización Aduanera.

4. La Circular 60 de 2008 de la SFC contempla el denominado Sistema Integral para la Prevención del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo – SIPLA, por el cual los emisores deben adoptar y poner en práctica metodologías y procedimientos propios para la prevención de estos riesgos, señalando las funciones a cargo de los órganos de dirección, administración, control y del oficial de cumplimiento.

5. El capítulo XI de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Economía Solidaria, inicialmente emitida por medio de la Circular Externa 7 de 2008, con sus correspondientes modificaciones, ordena que todos las organizaciones solidarias vigiladas adopten un Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo – SARLAFT y designen un oficial de cumplimiento con su respectivo suplemente en los términos del EOSF.

6. El Capítulo IV, Título IV de la parte primera de la Circular Básica Jurídica 029 de 2014 – SARLAFT, define los requisitos básicos que deben cumplir los oficiales de cumplimiento, así:

  • Ser como mínimo de segundo nivel jerárquico dentro de la entidad.
  • Tener capacidad decisoria.
  • Acreditar conocimiento en materia de administración de riesgos.
  • Estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el riesgo LA/FT y el tamaño de la entidad.
  • No pertenecer a órganos de control ni a las áreas directamente relacionadas con las actividades previstas en el objeto social principal.
  • Ser empleado de la entidad, salvo el de los grupos financieros, en cuyo caso puede ser empleado de la matriz. En este evento de ser designado además por las juntas directivas de las entidades del grupo en las cuales se va a desempeñar en tal calidad.
  • Estar posesionado ante la SFC.

7. El capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades de Colombia (SIC), inicialmente emitida por medio de la Circular Externa 100-00 0003 del 22 de junio de 2015, con sus correspondientes modificaciones, determinó que las empresas del sector real, vigiladas por la SIC que tengan ingresos brutos iguales o superiores a 160.000 SMLMV deben implementar sistemas de autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo – SAGRLAFT, bajo la supervisión y dirección de un oficial de cumplimiento.

8. La Superintendencia Nacional de Salud expidió la Circular Externa 09 de 2016 para impartir los criterios, las directrices y los parámetros mínimos que deben tener en cuenta los agentes del Sistema General de Seguridad Social en Salud en el diseño, la implementación y el funcionamiento de sistemas de administración de riesgos de lavados de activos y financiación del terrorismo – SARLAFT, a cargo de un oficial de cumplimiento para prevenir que se materialice el riesgo LA/FT en su entidad.

9. Los supervisados habilitados para la prestación del servicio terrestre automotor de carga deben implementar de manera obligatoria un Sistema Integral para la Prevención y Control del Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva – SIPLAFT, de acuerdo con la Resolución 74854 de 2016 y, en consecuencia, deberán nombrar un oficial de cumplimiento responsable del Sistema.

10. Las empresas del sector de juegos de suerte y azar localizados, novedosos y de apuestas en eventos deportivos, gallísticos, caninos y similares autorizadas por Coljuegos, se encuentran obligadas a implementar su propio SIPLAFT, de acuerdo con lo dispuesto por la Resolución 32334 de 2016 de Coljuegos, y en consecuencia nombrar un oficial de cumplimiento que administre el sistema.

11. Según la Resolución 61 de 2017 de la DIAN, los residentes en el país, en forma previa al ejercicio de la actividad como profesionales de cambio, deberán obtener de la dependencia competente la autorización para acceder al registro de profesionales de compra y venta de divisas y cheques de viajero, una vez acrediten el cumplimiento de requisitos y condiciones previstas en la resolución; entre las que se encuentran: i) tener un sistema de administración del riesgo de LA/FT- FPADM; y ii) Designar un oficial de cumplimiento que acredite conocimientos sobre la administración de riesgos de LA/FT y/o LA/FT-FPADM.

12. Los proveedores de infraestructura, fondos de garantías e intermediarios del mercado de valores, además de los requisitos exigidos para su constitución contemplados en el EOSF, deberán cumplir algunos requisitos especiales; entre ellos informar los nombres y apellidos del oficial de cumplimiento en materia de prevención y control de actividades delictivas, elegido por su junta directiva o el órgano que haga sus veces, de acuerdo con lo contemplado en el Decreto 2555 de 2010 de la Presidencia de la República, por el cual se recogen y reexpiden las normas en materia del sector financiero.

13. La SFC podrá imponer sanciones institucionales y administrativas personales a los directores, administradores, representantes legales, revisores fiscales y otros funcionarios o empleados de una institución sujeta a vigilancia, por la inobservancia de las citadas normas, de acuerdo con el artículo 209 del EOSF. Estas sanciones se hacen extensivas a los oficiales de cumplimiento, quienes deben responder económicamente con su patrimonio.

14. En el ámbito de la responsabilidad penal, en el artículo 325 del Código Penal, modificado por el artículo 3 de la Ley 1375 de 2009, se encuentra contemplada la omisión de control por parte de los miembros de la junta directiva, el representante legal, el administrador o el empleado de una institución financiera o cooperativa.

Al respecto, cabe señalar que cursa en el Senado de la República el Proyecto de Ley 05 de 2019, por medio del cual se adoptan medidas en materia penal y administrativa en contra de la corrupción y se dictan otras disposiciones. También se busca modificar el artículo 325 del Código Penal con el fin de ampliar los sujetos activos a los oficiales de cumplimiento, jefes de control interno o empleados de cualquier entidad obligada a implementar sistemas de administración de riesgos de lavados de activos y financiación del terrorismo, o a reportar operaciones sospechosas a la Unidad de Información de Análisis Financiero – UIAF y aumenta la pena de prisión que actualmente está entre 38 y 128 meses a 72 y 144 meses.

15. No existe una compilación normativa respecto a los oficiales de cumplimiento; su responsabilidad, sus deberes y obligaciones son muy estrictas y se encuentran dispersas por el ordenamiento legal. Igualmente, aunque la figura pueda ser ejercida por un profesional de cualquier área, el mismo debe contar con características de idoneidad que permitan no solo administrar los sistemas SARLAFT, sino un programa integral de Compliance o cumplimiento, y que con sus conocimientos, aptitudes y habilidades transmita que el comportamiento ético es positivo y favorable para la empresa y las personas, fortalece el modelo de negocio y genera competitividad en el mercado.

Como se aprecia en la evolución normativa, año tras año, más industrias son llamadas a incorporar, de manera obligatoria, controles y medidas de prevención de riesgos; pero ello no obsta para que las sociedades de todos los tamaños e industrias adopten voluntariamente buenas prácticas, programas y oficiales de cumplimiento como medida de autorregulación, que las hacen competitivas en el mercado.

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