Cinco principios de TI que impulsan la experiencia del empleado

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Imagen: Freepik
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Por: Leonardo González
Director de ventas de VMware para la región norte de Latinoamérica

Los sucesos inesperados tienen la capacidad de cambiar la cultura de las organizaciones. Por ejemplo, un desastre natural y, ahora la pandemia, hacen que las compañías revisen o instauren nuevos procesos y tecnologías para el teletrabajo, con el fin de reducir la pérdida de productividad de los empleados cuando se declara un estado de emergencia, ya sea una cuarentena voluntaria, por orden de la empresa o por mandato de la administración pública.

No existe ninguna fórmula mágica para cambiar la experiencia de los empleados cuando se produce una interrupción. No obstante, hoy las organizaciones pueden conseguir avances que mejorarán el modo en que sus empleados trabajan desde casa, al mismo tiempo que aceleran los objetivos para priorizar el teletrabajo mediante una estrategia de área de trabajo digital.

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Los cinco principios de TI que pueden incidir en una mejor experiencia de trabajo digital y, por ende, en una mayor productividad son:

  1. Saber qué aplicaciones necesitan los empleados

Las aplicaciones impulsan a las organizaciones modernas, empezando por la experiencia del cliente y terminando por las operaciones de la cadena de suministro. Muchos trabajadores convencionales (que trabajan una jornada normal en una oficina física) pueden estar perfectamente preparados para trabajar desde casa, ya que utilizan principalmente aplicaciones de productividad comunes. Sin embargo, no es el caso de otros trabajadores.

Las personas que no trabajan en una oficina, como los técnicos o los profesionales sanitarios, pueden iniciar su jornada en un lugar determinado antes de salir a trabajar. Si los empleados se ven obligados a trabajar desde casa durante más de una o dos semanas, ¿tendrán acceso, además del correo electrónico, a las aplicaciones esenciales para llevar a cabo sus funciones desde cualquier parte y sin poner en riesgo a la empresa?

Aquí la principal recomendación es elaborar un listado y comprender la repercusión que tiene el uso de cada aplicación fuera de la red corporativa, es imprescindible tanto para la empresa como para los líderes de TI.

  1. Saber dónde se alojan las aplicaciones y los datos importantes

El personal de TI puede empezar a valorar dónde se aloja cada aplicación con sus correspondientes datos, ya sea de forma local en un centro de datos corporativo o en una cloud pública o privada, y todas sus dependencias.

La mayoría de las aplicaciones en el modelo de “Software como Servicio” (SaaS) simplifican la distribución, puesto que ya no existe una dependencia de la red corporativa, a menos que el equipo de TI tenga controles de acceso preestablecidos que obliguen a los dispositivos a estar en la red corporativa para poder acceder a dichas aplicaciones.

  1. Saber qué dispositivos se conectarán (corporativos, personales o ambos)

Solo después de saber qué aplicaciones necesitan los empleados y dónde residen los datos, los equipos de TI pueden elaborar una estrategia en la que se eligen qué dispositivos pueden y deben obtener permiso para conectarse a la organización, así como el modo de hacerlo. Los computadores portátiles de la organización suelen estar previamente equipados con conexiones VPN para facilitar la movilidad y portabilidad de las aplicaciones.

No obstante, si estos dispositivos abandonan la red corporativa durante periodos extensos, ¿cómo dará soporte el equipo de TI a la gestión de actualizaciones, la aplicación de parches y las políticas que reducen el riesgo para la organización? Por otro lado, ¿cómo debería el equipo de TI plantear situaciones donde ya no es posible distribuir portátiles nuevos y los empleados se ven obligados a conectarse con sus dispositivos personales, tales como teléfonos móviles, tabletas, estaciones de trabajo y PC, ejecutando distintos sistemas operativos y software no compatible? Ser conscientes de que los dispositivos podrían estar expuestos a ataques maliciosos desde Internet, para luego volver a ser introducidos en la red corporativa es un gran problema que los equipos de TI deben estar preparados para evitar.

  1. Comprender la comunicación y colaboración de la organización

Cuando surge la necesidad de que la organización y todos sus empleados (por ejemplo, comerciales, cajeros, encargados de mantenimiento, etc.) colaboren y se comuniquen de forma más generalizada o constante mediante software, puede haber un tiempo de inactividad, ya que el personal directivo, los jefes del departamento y las personas requieren un tiempo para familiarizarse con nuevos métodos de trabajo.

Para minimizar las interrupciones, el equipo de TI y los directivos deben unirse rápidamente, en un momento en el que de pronto los empleados están más distribuidos que nunca, para documentar los diversos modos de comunicación que tienen lugar a diario en los lugares de trabajo antes de poder introducir nuevos procesos y flujos de trabajo virtuales que apoyen el trabajo remoto.

  1. Reconocer que el soporte será necesario

Una de las mayores incógnitas del teletrabajo es saber qué nivel de soporte necesitarán los empleados, lo que incluye las aplicaciones que utilizarán, los dispositivos y ubicaciones desde los que accederán, así como en qué momento lo harán. Los equipos o los responsables de TI y de las organizaciones pueden estudiar los procesos actuales para identificar las carencias más importantes y conseguir eliminarlas antes de que tengan una mayor repercusión. Esto incluye revisar las opciones de asistencia técnica a distancia, las oportunidades de autoservicio, el personal disponible, etc.

En mercados de talentos restringidos, donde los empleados disponen de alternativas, ofrecer una experiencia de teletrabajo sólida es lo que marca la diferencia. Los resultados de una encuesta[1] demuestran que el 73 % de los empleados y de los responsables de la toma de decisiones de RR. HH. coinciden en que, a la hora de solicitar o aceptar un puesto de trabajo en una empresa, su decisión se ve afectada por la flexibilidad en cuanto a las herramientas (por ejemplo, la tecnología, las aplicaciones y los dispositivos) que podrían necesitar para trabajar.

Puesto que no hay nada que detenga las catástrofes naturales y la mayoría de las interrupciones son imprevistas, las organizaciones deben empezar a prepararse para el peor de los escenarios desarrollando deliberadamente una estrategia que priorice el teletrabajo y un entorno de área de trabajo digital que permita a sus empleados, a la empresa y al equipo de TI seguir trabajando sin problemas.

Sea cual sea el lugar y el momento en que se implementen, las políticas de teletrabajo provocan un choque cultural en las empresas. Las organizaciones que ya se encuentran en el proceso de transferir una mayor responsabilidad a los empleados y de evolucionar hacia resultados basados en hechos pueden mostrarse en menos desacuerdo a medida que los equipos se ven obligados a adaptarse.

Si una organización aún no está totalmente preparada, es el momento de aprovechar el cambio de mentalidad y las asignaciones presupuestarias para cumplir las expectativas actuales y futuras del teletrabajo. En el caso de los equipos, es necesario replantearse la seguridad por completo y garantizar que los empleados distribuidos tengan un acceso sencillo y según las necesidades a todas las aplicaciones y los datos precisos para una mayor colaboración y productividad, sea cual sea el lugar y el momento en que deban realizar su trabajo.

[1] Vanson Bourne. «La experiencia digital del empleado». Mayo de 2019

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