Inteligencia artificial en las empresas: el reto de convertir el ahorro de tiempo en rentabilidad

^*En Colombia, la automatización ya se aplica a conciliaciones financieras, pedidos, logística y gestión de personal.

*Según el consultor Luciano Musella, algunos procesos pueden ejecutarse hasta diez veces más rápido. Su impacto económico depende de cómo se aproveche esa mayor capacidad operativa.

Las empresas en Colombia están incorporando inteligencia artificial para resolver tareas que consumen horas de trabajo: comparar movimientos bancarios con facturas, organizar pedidos que llegan por WhatsApp, programar turnos y hacer seguimiento a las entregas. Estas aplicaciones abren una oportunidad para mejorar la productividad, pero también plantean un desafío de gestión: convertir el tiempo ahorrado en resultados para el negocio.

El efecto sobre la rentabilidad depende de lo que cada compañía consiga con esa mayor eficiencia. Reducir costos, atender más clientes, disminuir errores o aumentar las ventas son algunos de los indicadores que permiten evaluar si la automatización está aportando resultados financieros.

“Automatizar con IA no significa simplemente instalar un chatbot. Significa transformar una operación que hoy está dispersa entre Excel, WhatsApp, correos y personas en un sistema conectado, visible y mucho más fácil de controlar”, explica Luciano Musella, consultor en inteligencia artificial para empresarios.

Las aplicaciones descritas por el experto abarcan tres frentes: administrativo, comercial y operativo. Allí se encuentran actividades como elaborar reportes, gestionar documentos, preparar cotizaciones, hacer seguimiento a clientes y organizar inventarios. También ganan espacio las soluciones conocidas como Vertical AI, desarrolladas para una industria específica y capaz de intervenir en varios pasos de un mismo proceso.

De las tareas manuales al control de la operación

En el área financiera, Musella explica que han desarrollado sistemas que comparan movimientos bancarios con facturas y comprobantes para automatizar las conciliaciones. En los procesos comerciales, han implementado plataformas que reciben pedidos por WhatsApp y trasladan la información organizada a la operación de la empresa.

Uno de los casos es Makand, para la cual se desarrolló una plataforma que centralizó la operación de sus camiones. El sistema permite conocer la ubicación de cada vehículo, el producto que transporta y el estado de las entregas. Los clientes, a su vez, pueden consultar digitalmente dónde se encuentra su mercancía.

En restaurantes, la automatización también se aplica a la organización del personal. Según Musella, sistemas desarrollados con inteligencia artificial permiten programar en un clic los horarios de decenas de trabajadores, una labor que antes podía requerir varias horas cada semana.

“En algunos procesos podemos llegar a ser hasta diez veces más rápidos”, afirma el consultor.

Ese alcance corresponde a procesos específicos. Para evaluar sus resultados, las compañías pueden medir las horas de trabajo liberadas, la reducción de errores, los tiempos de respuesta y la cantidad de clientes que una misma estructura está en capacidad de atender.

Un punto de partida para las pymes

Las pequeñas y medianas empresas también están incorporando estas herramientas. Una compañía con cinco empleados puede utilizar modelos de inteligencia artificial disponibles para organizaciones de mayor tamaño y aplicarlos a la atención por WhatsApp, el análisis de información o la gestión comercial.

El punto de partida puede ser una sola actividad. Identificar dónde se pierden más horas, qué tarea genera errores frecuentes o cuál operación limita las ventas permite seleccionar un proceso, automatizarlo y medir los resultados antes de ampliar la implementación.

Los procesos con reglas claras, información disponible y tareas repetitivas ofrecen un campo de aplicación para estas soluciones. Su implementación también exige integrar la tecnología, capacitar a los equipos y atender la seguridad de la información.

La relación con los clientes es otro frente de uso. Los sistemas pueden analizar información de cada comprador para generar propuestas ajustadas a sus necesidades, además de automatizar respuestas, pedidos y consultas.

Más tiempo para analizar y decidir

La automatización está modificando la distribución de tareas dentro de las empresas. En una firma contable, la IA puede organizar movimientos bancarios para que el profesional dedique más tiempo al análisis financiero. En servicios jurídicos puede apoyar la revisión de documentos y la investigación de antecedentes; en salud, la gestión de agendas, documentación y seguimiento de pacientes.

“La inteligencia artificial transforma el trabajo”, sostiene Musella. En su análisis, las tareas repetitivas pierden peso dentro de algunas funciones y adquieren mayor relevancia el análisis, la estrategia, la atención y la toma de decisiones.

La tecnología también permite examinar ventas, costos, inventarios y comportamiento de los clientes antes de definir una estrategia. Su utilidad está en aportar información para que los responsables del negocio puedan evaluar diferentes escenarios.

“Yo no utilizaría la IA como un oráculo que me dice qué hacer. La utilizaría como una herramienta que me permite llegar a una decisión mejor preparado”, señala.

Para las empresas, la evaluación de estas inversiones pasa por conectar los indicadores operativos con los financieros. Las horas ahorradas permiten medir una primera mejora; su contribución a la rentabilidad depende de que esa capacidad se traduzca en menores costos, mayor atención, menos errores o nuevas ventas. La selección del proceso, la calidad de los datos, la capacitación y la medición del retorno condicionan ese resultado.