Nómina electrónica: puntos claves para entender su implementación en Colombia

Desde el pasado 11 de febrero, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)​, entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, encargado de definir, formular y ejecutar la política económica de Colombia, publicó la resolución 000013 de 2021 referente al soporte de pago denominado Nómina Electrónica, que obliga a las empresas a reportar de manera mensual los comprobantes de nómina de sus trabajadores bajo estándares técnicos de clasificación y organización.

Se trata del documento digital generado mediante un software, el cual contiene la información de nómina de los trabajadores debidamente firmada por la organización y compartida a la DIAN para su validación y aprobación. Como el tratamiento de dichos datos es fundamental para la implementación de esta dinámica, las compañías de todo el territorio nacional deberán garantizar el cuidado de los datos personales de sus empleados.

Además de ser parte de uno de los controles que desea mantener la entidad frente a tributaciones de los empleados e incentivar la transformación digital —tema de actualidad que está siendo adherido a los diferentes planes estratégicos de las compañías colombianas para ser cada día más eficientes—, este proceso también tiene como finalidad estandarizar la información con respecto a conceptos, devengos y deducciones con el propósito de conglomerar, condensar y analizar de una manera más sencilla la data que maneja la entidad.

De acuerdo con Lisandro Junco Riveira, director de Ingresos de la DIAN, el propósito de esta nueva herramienta es que la nómina, sin duda, se va a convertir en un documento estratégico para la administración tributaria (Junco, 2021), por lo que la unidad administrativa del estado colombiano expidió un calendario para que, a partir del 31 de marzo, las empresas la implementen, esto según su fecha de conformación y el número de empleados contratados. Es decir, entre menos personal contratado tenga una empresa, más tiempo se le dará para implementar la nómina electrónica. Los límites serán los siguientes:

Además, las empresas obligadas a cumplir con el nuevo requerimiento deberán generar los documentos estratégicos y enviarlos a la DIAN en un plazo de 10 días en el mes siguiente correspondiente, para que dicho organismo valide el alto detalle de información de la nómina y genere un documento electrónico con su validación o rechazo; en este último caso, la compañía recibirá una notificación electrónica y deberá generar de nuevo la nómina.

Si al momento de la transmisión de la información existen inconvenientes tecnológicos que impidan la transmisión, se debe enviar el documento soporte del pago de nómina en un plazo de 48 horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación. (Linares, 2021)

Además de revolucionar la forma en la que las autoridades fiscales obtienen la información de los pagos de nómina, también influye en la forma que operan los departamentos de nóminas, contabilidad o finanzas, que enfrentarán nuevos retos como el prellenado de declaraciones, la implementación de nuevos catálogos, validaciones para evitar errores u omisiones y cálculos fiscales de nóminas ordinarias y especiales, entre otros.

Además de las desventajas que pueden representar la falta de conocimiento de la normatividad fiscal en el uso de los nuevos campos y catálogos, los altos costos por la implementación de la nómina electrónica en los ERP convencionales (software para documentación laboral y gestión de nóminas) o la resistencia al cambio por parte del equipo de nóminas de las compañías, este proceso puede desencadenar errores tales como: facturas de nómina duplicadas o faltantes de emitirse por errores, archivos sin la estructura informática de acuerdo a los documentos técnicos de la normatividad, facturas emitidas fuera del tiempo límite de la normatividad, equivocaciones en datos fiscales o diferencias entre información de los cálculos del sistema de nómina y los archivos XML de la nómina electrónica.

Como este es un proceso de cumplimiento obligatorio para las organizaciones, Grupo Soluciones Horizonte (GSH), compañía con expertise y conocimiento frente al proceso de nómina, recomienda a las empresas que aún no han definido una manera de solventar el cambio tecnológico y normativo, tener en cuenta las siguientes premisas para facilitar la transición:

• Llegó la hora de abandonar el Excel para realizar liquidaciones de nómina, pues uno de los ítems que se deberán registrar a la hora de solicitar la habilitación ante la DIAN será el nombre del aplicativo que está utilizando para generar el proceso de nómina. Por otra parte, no necesariamente las empresas deben invertir en un software o ERP de nómina, sino pueden optar por la opción de tercerizar la administración de nómina con empresas especialistas.

• Evite cargas de trabajo adicionales como son parametrización del sistema, evaluación de proveedores de software, evaluación de operadores de transmisión de nómina electrónica, costos altos del proceso, costo de integraciones, coordinación entre proveedores, etc. Con un proveedor especializado como GSH, las empresas no tendrán que preocuparse por ninguna fase del proceso.

• Dejar el proceso en manos expertas no requerirá una curva de aprendizaje para los diferentes pasos de la nómina electrónica y contará con una administración del proceso seguro, que adicionalmente le generará valores agregados como consultas, representación gráfica para cada colaborador de su organización, soporte en cualquiera de los niveles del proceso y, lo más importante, contará con una garantía de cumplimiento óptima que le permitirá dedicar sus esfuerzos humanos y financieros al core de su negocio.

“La nómina electrónica es parte de un plan de la DIAN respecto a contar con la información de manera electrónica de forma más oportuna. Dentro del gran proyecto de facturación electrónica está previsto que otros tipos de documentos lleguen a su base de datos”, apunta Jorge Convers Sorza, gerente de la Unidad de Negocios de Gestión Humana – Novasoft SAS.

En el contexto mundial actual, hay expertos que consideran que la pandemia de Covid-19 ha puesto de manifiesto los beneficios de la transformación digital en las empresas y, en Colombia en particular, la nómina electrónica figura como una herramienta tecnológica para impulsar y fortalecer la administración tributaria, como mayor acceso a la información de las organizaciones, que terminará por beneficiar tanto a empleadores como a empleados, por la optimización de procesos operativos y, por ende, el ahorro de tiempo y costos. (Villamizar, 2021).

“Siguiendo los pasos de muchos países de Latinoamérica, Colombia avanza en su proceso de digitalización de la economía con la implementación de la nómina electrónica. Es claro que las autoridades y las empresas especializadas en el rubro tributario debemos trabajar de la mano para la correcta puesta en marcha de los esquemas de control y fiscalización, e ir a la par de naciones de la región, tales como Chile, Brasil o México, que son pioneras en la modernización tributaria”, Andrea Villamizar Giraldo, CEO de GSH y especialista en la Gestión del Talento Humano y Soft Landing.

La transformación digital lo está cambiando todo, desde los modelos de negocio, estructuras organizacionales, reclutamiento y la retención de talento. Pese a ser una exigencia del Gobierno, las empresas pueden adherirse voluntariamente a este proceso, incluso antes de su fecha de obligatoriedad, para aprovechar todas las ventajas de esta transición y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente con información financiera confiable y oportuna.

En este momento de crisis a nivel mundial, la recuperación depende en gran medida de mejorar competitividad y maximizar eficiencia. La digitalización de los procesos administrativos de una empresa proporciona un ahorro y mejora la transparencia. Es hora de que las empresas le pierdan el miedo a la nómina electrónica, pues en un corto y mediano plazos podrán ver los beneficios de la transformación, y el temor que sienten hoy pronto será cosa del pasado.