5 claves del reporte mensual de facturación electrónica que envía la DIAN
El reporte permite contrastar la cantidad y el valor de los documentos electrónicos generados y recibidos con la información que tiene registrada la autoridad tributaria.
El documento reúne información del mes de corte y de los dos meses anteriores, incluyendo cantidad de documentos, promedio diario y valor de las operaciones.
Saphety, compañía especializada en soluciones de facturación y documentos electrónicos, recomienda a las empresas revisar el reporte mensual que la DIAN envía a los facturadores electrónicos con información sobre el comportamiento de sus operaciones.
“Este reporte ofrece a las empresas una referencia directa de la información que está recibiendo la DIAN sobre sus operaciones, incluyendo los documentos electrónicos generados y recibidos durante el mes de corte y los dos meses anteriores. La recomendación es no limitarse a consultarlo, sino contrastar las cifras con los registros propios e identificar cualquier diferencia que pueda presentarse”, explica Alejandro Silva, gerente general de Saphety.
¿Qué información puede consultar una empresa?
De acuerdo con GatekeeperX, el reporte presenta información tanto de los documentos electrónicos generados como de aquellos recibidos por el facturador.
Esto permite observar el comportamiento de las operaciones durante tres meses: el periodo correspondiente al reporte y los dos meses anteriores. Entre los principales indicadores se encuentran:
- Cantidad de documentos electrónicos.
- Promedio diario de documentos.
- Valor total de las operaciones.
- Valor promedio de las operaciones.
Cinco claves para revisar el reporte mensual de facturación electrónica
Según Saphety, las empresas deberían prestar especial atención a cinco aspectos:
1. Compare la cantidad de documentos: revise si el número de documentos electrónicos generados y recibidos que aparece en el reporte corresponde con los registros internos de la compañía.
2. Contraste el valor de las operaciones: no basta con revisar la cantidad de documentos. También es importante comparar el valor total y el promedio de las operaciones reportadas con la información contable y de facturación de la empresa.
3. Revise el comportamiento de los últimos tres meses: el reporte permite comparar el mes de corte con los dos meses anteriores. Cambios importantes en la cantidad de documentos, el promedio diario o el valor de las operaciones pueden responder al comportamiento normal del negocio, pero también deberían poder explicarse a partir de la operación de la compañía.
4. Identifique documentos que no reconoce: si aparecen documentos electrónicos que la empresa no reconoce, la DIAN permite consultar su detalle. En el caso de facturas recibidas que no correspondan a una operación realizada, la autoridad recomienda contactar al facturador electrónico que generó el documento para solicitar su revisión y, si corresponde, la expedición de una nota crédito.
5. Revise las diferencias entre la información interna y la registrada por la DIAN: si las cifras no coinciden, la empresa debería identificar los documentos que originan la diferencia y revisar sus procesos internos de generación, recepción y registro. El objetivo es determinar si existe alguna inconsistencia que deba ser corregida.
“La facturación electrónica no termina cuando se genera y transmite una factura. También requiere seguimiento sobre la información que se está produciendo y recibiendo. Este tipo de reportes facilita que las empresas hagan esa revisión periódicamente y tengan mayor claridad sobre cómo se están reflejando sus operaciones”, señala Silva.
¿Qué hacer si las cifras no coinciden?
Saphety recomienda identificar los documentos relacionados y contrastarlos con los registros internos. También es importante revisar la trazabilidad de los documentos electrónicos, comprobar sus estados, verificar las notas crédito o débito asociadas cuando corresponda y validar que la información registrada en los sistemas contables y de facturación sea consistente con las operaciones realizadas.
“Las empresas generan y reciben cada vez más información de manera electrónica. Por eso, además de cumplir con la emisión de los documentos, es importante desarrollar una rutina de revisión y conciliación. Tener visibilidad sobre la información propia y contrastarla con la que recibe la DIAN permite fortalecer los controles internos y detectar oportunamente posibles diferencias”, concluye Silva.
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