En 2024, Colombia alcanzó un récord con 1,56 millones de empresas formales activas, según datos de la Presidencia de la República. Sin embargo, muchas de estas organizaciones enfrentan grandes desafíos en la gestión de sus gastos operativos. Este proceso, que abarca desde la solicitud de compras, el control de contratos y la relación con proveedores, hasta la ejecución de pagos, es clave para garantizar la sostenibilidad y competitividad empresarial.
Ariel Puga, CEO & Co-Founder de Finnecto, comenta: “En muchas empresas, la gestión del gasto sigue siendo un proceso fragmentado, trabajando en silos, lo que genera falta de visibilidad, duplicidad de esfuerzos y decisiones poco estratégicas, perdiendo de vista la ejecución del gasto y presupuesto. Además, aquellas que operan con sistemas globales enfrentan altos costos y retrasos debido a personalizaciones complejas, ya que estos sistemas suelen ignorar las particularidades locales”.
Basándose en su experiencia como plataforma que automatiza la gestión de compras y pagos, potenciando a equipos financieros y de procurement, desde Finnecto comparten cinco recomendaciones esenciales para que las empresas optimicen sus procesos de gastos operativos:
1.Descentraliza la gestión, pero centraliza la visibilidad del gasto
Uno de los principales retos es la fragmentación de la información relacionada con los gastos. Las diferentes áreas involucradas (finanzas, procurement, compras, operaciones, legal, auditoría, tecnología, entre otras) manejan datos y procesos dispersos, lo que dificulta la toma de decisiones informadas y oportunas. Centralizar esta visibilidad en una única plataforma permite entender en tiempo real qué se está gastando, dónde y por qué, facilitando un mayor control y alineación estratégica. Sin embargo, es fundamental ofrecer una solución a todas las áreas y empleados que les permita gestionar sus solicitudes con visibilidad en tiempo real.
2.Adapta los procesos a las necesidades locales
Las regulaciones fiscales, contables y laborales en Colombia, como la gestión de retenciones y los reportes a entidades reguladoras, exigen que los procesos de compras y pagos sean completamente locales. Ignorar estas particularidades no solo incrementa los riesgos financieros y legales, sino que también genera fricciones operativas que ralentizan los ciclos de gasto.
3.Digitaliza y automatiza los procesos de solicitud, aprobación y pago
La digitalización de las solicitudes de los empleados, control de órdenes de compra, facturas y flujos de gestión reduce drásticamente los tiempos operativos y los errores humanos. “Los clientes de Finnecto han reportado ahorros del 10% al 12% mensual gracias a una mejor visibilidad, planificación y control de la ejecución del gasto, además vieron reducciones del 60% en el tiempo de los ciclos de gasto desde la solicitud inicial hasta la ejecución del pago.” puntualiza Puga.
4.Optimiza la relación con los proveedores
Los proveedores son un componente clave en la gestión del gasto, impactando costos, eficiencia y cumplimiento normativo. Automatizar su gestión, desde la digitalización de documentos hasta su validación y evaluación, no solo elimina procesos manuales complejos, sino que también centraliza toda la información para tomar decisiones más ágiles. “La capacidad de identificar y trabajar con proveedores confiables de manera eficiente fortalece la operación y reduce riesgos”, asegura Puga.
5.Utiliza datos para aprender y mejorar continuamente
Generar reportes detallados y en tiempo real permite identificar patrones de gasto, prever impactos financieros y descubrir áreas de mejora. Este enfoque basado en datos asegura que las decisiones estén alineadas con la estrategia empresarial y brinda una ventaja en la ejecución inteligente del gasto.
6.Integra los sistemas ERP: Cuando se va a automatizar la gestión de gastos operativos, es fundamental que la solución elegida tenga la capacidad de integrarse de manera nativa con los sistemas que actualmente utiliza la empresa. Por ejemplo, SAP, Oracle, NetSuite o Odoo. La integración nativa es clave porque simplifica significativamente la implementación al adaptarse directamente a la infraestructura tecnológica existente. Esto reduce los tiempos de configuración, evita desarrollos adicionales complejos y disminuye de manera considerable los costos asociados a personalizaciones y ajustes.
