Cinco errores que pueden dejar sin pago a médicos, consultorios y pequeñas IPS en agosto

• Un informe advierte qué inconsistencias en los datos del paciente, los códigos, los valores o el sistema de facturación pueden frenar el cobro. Le explicacos qué revisar antes de enviar cada cuenta y quién responde cuando aparece un error.

Una consulta puede haberse prestado correctamente y la factura estar aprobada por la Dian. Aun así, un dato equivocado puede impedir que el médico, el consultorio o la IPS reciba el pago.

Así lo advierte un informe de Biofile sobre facturación electrónica en salud, que identifica los errores más frecuentes y plantea una lista práctica para evitarlos. El riesgo afecta a médicos independientes, odontólogos, psicólogos, terapeutas, laboratorios y pequeñas IPS.

La factura electrónica debe ir acompañada por el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud, conocido como RIPS. Allí quedan los datos del paciente, el diagnóstico, el servicio prestado y los valores cobrados.

Cuando toda la información coincide, el sistema genera el Código Único de Validación, CUV, necesario para presentar la cuenta ante la EPS u otro pagador. Si aparece una inconsistencia, el archivo debe corregirse y enviarse nuevamente.

La Resolución 948 de 2026 modificó varias validaciones. Desde junio, algunas inconsistencias que antes producían alertas pueden ocasionar rechazo, mientras que desde julio los prestadores deben actualizar sus sistemas y adoptar nuevos campos.

El Ministerio de Salud aclaró que varias de esas revisiones no bloquearán la generación del CUV. Sin embargo, esto no elimina la obligación de adaptar los programas y revisar los datos antes de transmitir cada cuenta.

Además, el facturador tiene 22 días hábiles, contados desde la expedición de la factura validada por la Dian, para radicar la cuenta, el RIPS aprobado y los soportes. Corregir tarde puede consumir ese plazo.

Qué debe revisar antes de enviar cada cuenta

1. Confirmar los datos del paciente. Un número de documento incorrecto, un tipo de identificación equivocado o una diferencia entre los archivos puede detener el trámite. La verificación debe comenzar durante la admisión y no cuando la factura ya está lista.

2. Revisar los códigos. Diagnósticos, procedimientos, medicamentos y demás servicios deben registrarse con las referencias vigentes. Un código inexistente, desactualizado o relacionado con un servicio diferente puede generar rechazo.

3. Comparar los valores. Cantidades, tarifas, copagos, cuotas moderadoras, anticipos y totales deben coincidir entre la factura y el RIPS. Una diferencia pequeña también puede activar una validación.

4. Completar los campos obligatorios. Dejar espacios vacíos, usar formatos incorrectos o escribir información distinta de la permitida puede bloquear el trámite. Cuando un dato no aplica, debe reportarse como lo indican las reglas.

5. Comprobar que el programa esté actualizado. El proveedor tecnológico debe adaptar el software, pero el prestador continúa siendo responsable por la información enviada. Conviene comprobar que la herramienta incorpore los últimos ajustes.

“El proveedor tecnológico debe mantener el software al día, pero la norma es clara: quien reporta responde por la calidad, consistencia, integridad y trazabilidad de sus datos. La herramienta ayuda; la revisión humana decide”, advierte Dorian Rallón, CEO de Biofile y experto en manejo de información del sector salud.

Qué ocurre cuando la cuenta se detiene

El informe también llama a no confundir dos momentos. El rechazo ocurre antes de la radicación, cuando el archivo no supera las validaciones. La glosa aparece después, cuando el pagador revisa una cuenta ya presentada y cuestiona un servicio, un valor o un soporte.

La diferencia importa porque cada caso exige una respuesta distinta. En el primero, se corrigen los datos y se vuelve a transmitir. En el segundo, se revisan los argumentos y soportes solicitados por el pagador.

El problema también afecta la caja. Al cierre de 2025, 232 hospitales y clínicas reportaban cuentas por cobrar cercanas a $25,7 billones y el 58 por ciento estaba en mora. Una inconsistencia evitable agrega otra demora a recursos que ya tardan en llegar.

“Un minuto verificando que el diagnóstico, el servicio y el valor coincidan cuesta mucho menos que semanas persiguiendo un pago que no llega. La calidad del dato es, hoy, parte de la salud financiera de cualquier consultorio”, concluye Rallón.

Antes de enviar cada cuenta, responda cinco preguntas: ¿el paciente está bien identificado?, ¿los códigos corresponden a la atención?, ¿los valores coinciden?, ¿todos los campos están completos? y ¿el programa utiliza la estructura vigente? Una revisión de pocos minutos puede evitar devoluciones, correcciones y semanas esperando el pago.