La gestión documental: una necesidad en las empresas que quieren modernizarse

Ante el auge del modelo de teletrabajo o trabajo en casa a raíz de la nueva normalidad los colaboradores se encuentran sobrecargados de tareas y el acceso a la información no es rápido ni sencillo, como resultado el servicio al cliente sufrió las consecuencias. Ahora bajo el panorama actual, las compañías se enfrentan a un nuevo reto: la digitalización de sus procesos y documentos. Sin embargo, la tecnología puede ser una aliada para las empresas que desean optimizar sus procesos e incrementar la productividad de sus trabajadores, y todo, a través de la solución de gestión documental y automatización de flujos de trabajo.

“Estas soluciones tecnológicas nos permiten gestionar los procesos documentales de la empresa, para así garantizar la continuidad y operación del negocio”, comenta Camilo Vivi, Country Manager de RICOH Colombia, “a través de DocuWare, software de RICOH, por ejemplo, se puede digitalizar información y asegurar que sea compartida exitosamente con su grupo de trabajo, desde cualquier lugar, cualquier dispositivo y en cualquier momento”, agrega.

DocuWare, es una plataforma de Gestión de contenido empresarial y automatización de flujos de trabajo, funciona en la nube y entorno local, permite a las empresas digitalizar y asegurar su información con el objetivo de compartirla exitosamente con todos los colaboradores, además reduce las tareas repetitivas y procesos manuales en papel, agiliza autorizaciones, registros y reportes, a través de herramientas integrales que conectan la información, procesos y decisiones, optimizando así los tiempos de respuesta y mejorando la satisfacción de los clientes y la productividad de los colaboradores.

Las soluciones de gestión documental y automatización de flujos de trabajo, como DocuWare, se integran en casi cualquier aplicación comercial o HardWare, lo que le permite utilizar DocuWare en todo su negocio, automatizando las operaciones rutinarias y acelerando la toma de decisiones, algunos de los casos de éxito en los cuales DocuWare ha funcionado son:

Contabilidad y finanzas

A través de la tecnología puede optimizar su departamento de contabilidad; capturando facturas sin demora, tomando automáticamente pedidos relacionados y disfrutando de un proceso de aprobación que le permite mantener el control. Asimismo, puede obtener información en tiempo real sobre sus datos financieros mediante la integración de información de documentos de cuentas por pagar, cuentas por cobrar y otros equipos directamente en su ERP. Además simplifica la preparación para auditorías con documentos perfectamente estructurados y transacciones comerciales totalmente identificables, a través de la indexación rápida, precisa y basada en IA, que garantiza la integridad de los datos en todos los documentos capturados.

Ventas y servicio al cliente

Gracias a la tecnología puede asegurarse que todos los registros de los clientes y la información del producto estará disponible en los dispositivos móviles de su equipo de ventas, no importa donde estén, ni el dispositivo, ni la hora, logrando proporcionar información sobre contratos, correspondencia y cambios de estado con sus clientes y clientes potenciales en tiempo real, para así ofrecer un excelente servicio de atención al cliente, gracias a que todos trabajan con la misma información, entonces las brechas de procesos desaparecen y nadie pierde el tiempo buscando.

Recursos humanos

La gestión documental ayuda a fortalecer su negocio a través de procesos automatizados de recursos humanos; podrá atraer a los empleados cualificados más rápido y garantizar un comienzo sin tropiezos a través de la digitalización de los archivos del personal, que además cuenta con herramientas modernas para rellenar formularios, también, podrá gestionar las ausencias y proteger a sus empleados con datos confidenciales garantizados.

A través de DocuWare las empresas pueden acceder a contar con mayor seguridad en su información, permitiéndole a los colaboradores emplear más tiempo al uso de la información que a su búsqueda. Esta plataforma es totalmente intuitiva y fácil de usar, por medio de un software fácil de instalar, configurar e integrar.

Con DocuWare, también se dispone de una solución segura y probada para un problema cada vez mayor: las montañas de papeleo y la gestión incorrecta de la documentación fuera de control. Y, por último, “todos nuestros clientes cuentan con una asistencia sin límites; desde la fase de levantamiento de información inicial en la que empezamos a proporcionar asistencia adicional de la mano de expertos, tanto como en el análisis de procesos, hasta en las actualizaciones y el trabajo de mantenimiento vamos a estar presentes”, finaliza el ejecutivo.