Nueva base de datos de la DIAN genera incertidumbre entre facturadores electrónicos
La entrada en vigor de la Resolución 000202 de 2025 trae retos técnicos para emisores de documentos equivalentes electrónicos en Colombia.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) comenzó a implementar una nueva base de datos unificada que transformará la emisión de facturas y documentos equivalentes electrónicos en Colombia. Esta actualización, enmarcada en la Resolución 000202 de 2025, ha despertado interrogantes técnicos entre los emisores electrónicos y facturadores, quienes deberán adecuar sus sistemas en un periodo corto para cumplir con los nuevos requisitos.
“El cambio introduce una serie de exigencias técnicas que pueden representar desafíos, especialmente para las medianas y grandes empresas, que deben adaptarse a la nueva normativa en un tiempo relativamente corto”, afirma Karoll Cuadros, gerente de Comercio Electrónico y experta en facturación electrónica de Sovos Saphety.
¿Qué implica la nueva base de datos de la DIAN?
De acuerdo con un análisis de Sovos Saphety, una de las novedades es la resolución es la centralización de los datos de contribuyentes y adquirientes en una base de datos única, gestionada por la DIAN, que permitirá validar en línea la información del adquiriente en el momento de crear el documento equivalente electrónico a través de la conexión entre la DIAN y el proveedor tecnológico.
“Si bien la base de datos unificada tiene un gran potencial para mejorar el ecosistema tributario colombiano, su implementación debe ser cuidadosamente gestionada para evitar errores y sanciones. Es esencial que las empresas comprendan bien los cambios y se adapten con tiempo para no comprometer su operatividad”, señala la experta.
Principales retos para los facturadores electrónicos
Para la experta de Sovos Saphety, uno de los principales retos es la correcta interpretación de la nueva base de datos por parte de los contribuyentes, así como la comprensión de las acciones técnicas necesarias para garantizar el cumplimiento normativo:
- Compatibilidad de sistemas: Los contribuyentes deben contactar a sus proveedores de facturación para asegurarse de que sus plataformas sean compatibles con las nuevas especificaciones técnicas establecidas por la DIAN.
- Errores de validación y rechazo automático: La DIAN ha implementado un sistema de aceptación o rechazo automático de los documentos enviados, lo que obliga a las empresas a verificar con precisión cada documento antes de su envío.
- Falta de lineamientos claros: Aunque la resolución establece ciertos parámetros, muchos emisores todavía no tienen una guía clara sobre los campos obligatorios, el formato y la secuencia de los datos que deben reportar.
Oportunidades en la transición
A pesar de los retos, esta actualización también representa una oportunidad para modernizar y optimizar los procesos internos de las empresas. La centralización de la información tributaria puede mejorar la eficiencia, reducir costos operativos y fortalecer la transparencia en las transacciones fiscales.
“La clave estará en la capacidad de las empresas para adaptar sus sistemas y flujos de trabajo a la nueva normativa. Este proceso puede ser una oportunidad para mejorar la gestión de la facturación electrónica y fortalecer la relación con la DIAN”, añade.
Sovos Saphety recomienda a las empresas tener en cuenta las siguientes acciones clave.
- Revisar la estructura de datos: Es fundamental que los contribuyentes se pongan en contacto con sus proveedores de facturación para comprender los requisitos técnicos de la base de datos de la DIAN y verificar que la información se reporte de forma precisa y estructurada.
- Ajustar los sistemas internos: Es clave trabajar junto al proveedor tecnológico para garantizar que las plataformas de facturación estén correctamente alineadas con los nuevos requisitos y realizar pruebas de validación antes de la entrada en vigor.
- Capacitar al personal: Una correcta formación en los nuevos procedimientos y el funcionamiento de la base de datos es clave para minimizar errores y garantizar la eficiencia operativa.
- Realizar seguimiento constante: El seguimiento y monitoreo de los envíos de documentos electrónicos a la DIAN es crucial para identificar y corregir posibles errores antes de que se conviertan en sanciones.
“En momentos de cambio normativo, contar con un proveedor de facturación experto es fundamental para que las empresas puedan traducir los requerimientos técnicos en acciones concretas. El rol de los proveedores tecnológicos no es solo adaptar sistemas, sino ayudar a interpretar y anticipar los efectos de estas transformaciones en la operación diaria y en la relación con la DIAN”, concluye Cuadros.
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