Administración de Empresas e Inteligencia de Negocios: claves para tomar decisiones estratégicas y mejorar la competitividad
La Administración de Empresas y la Inteligencia de Negocios se ha convertido en una herramienta clave para que las empresas comprendan mejor a sus clientes, optimicen sus operaciones y tomen decisiones basadas en datos.
Desde el uso de hojas de cálculo hasta plataformas de análisis predictivo e inteligencia artificial, estas tecnologías permiten identificar oportunidades de venta, anticipar cambios en el mercado y mejorar la competitividad.
En el marco del Día del Administrador de Empresas, que se celebra cada 4 de noviembre, Andrés Rodrigo Santana Murcia, director del Programa de Administración de Empresas e Inteligencia de Negocios de la Universidad Católica de Colombia, destaca que su aplicación no se limita a las grandes organizaciones. También ofrece herramientas para que pequeños comerciantes y emprendedores aprovechen la información disponible y la transformen en decisiones estratégicas.
Para tomar mejores decisiones, aumentar las ventas y anticiparse a los cambios del mercado, los administradores deben conocer herramientas que les permitan recopilar, organizar y analizar información.
Herramientas de inteligencia de negocios que todo administrador debería conocer:
- Excel y otras hojas de cálculo. Permiten organizar datos, realizar cálculos, analizar información y elaborar reportes que facilitan la toma de decisiones.
- Power BI y Tableau. Son plataformas de visualización de datos que permiten crear tableros de control y consultar indicadores clave, como las ventas, los márgenes y los niveles de inventario.
- Python y R. Son lenguajes de programación utilizados para analizar grandes volúmenes de datos, identificar patrones y desarrollar modelos de análisis.
- Minería de datos y analítica predictiva. Ayudan a descubrir tendencias y patrones en la información disponible, así como a anticipar comportamientos y necesidades del mercado.
- Inteligencia artificial aplicada. Permite analizar información y apoyar procesos organizacionales, identificar oportunidades y mejorar el seguimiento de las operaciones.
- Sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Facilitan la administración de la información de los clientes y el seguimiento de las relaciones comerciales.
- Analítica web y de redes sociales. Permite conocer el comportamiento de las audiencias, evaluar resultados digitales e identificar oportunidades de mejora.
- Google Trends. Ofrece información sobre las tendencias de búsqueda y permite explorar el interés de las personas por determinados temas a lo largo del tiempo.
“El dominio de estas herramientas requiere una formación progresiva. Por eso, el área de analítica para la Inteligencia de Negocios constituye uno de los ejes transversales del plan de estudios del programa, desde el inicio hasta el final de la formación”, expresó Andrés Rodrigo Santana Murcia, director del Programa de Administración de Empresas e Inteligencia de Negocios de la Universidad Católica de Colombia.
Inteligencia de Negocios para conocer a los clientes y aumentar las ventas
El principio es el mismo para ambos: registrar, segmentar y medir. En el caso de los pequeños comerciantes, recomiendo comenzar con acciones sencillas, como llevar un registro diario de qué productos venden, a quiénes, a qué hora y por qué medio de pago.
También pueden identificar a sus clientes más frecuentes, conversar con ellos y utilizar canales como WhatsApp Business para mantener el contacto y conocer sus preferencias.
Con esta información pueden identificar qué productos tienen mayor rotación, cuáles son los días de más ventas y a qué clientes dirigir determinadas promociones.
En las grandes empresas, la recomendación es integrar la información que suele estar dispersa entre áreas como ventas, mercadeo, servicio al cliente, logística y cadena de abastecimiento, para construir una visión integral del cliente.
Asimismo, “es importante segmentar de acuerdo con los comportamientos de compra, y no solo a partir de datos demográficos, así como utilizar modelos predictivos para anticipar la demanda e identificar clientes que podrían abandonar la empresa”, precisó Andrés Rodrigo Santana Murcia, director del Programa de Administración de Empresas e Inteligencia de Negocios de la Universidad Católica de Colombia.
Por lo que, en ambos casos, el cliente debe estar en el centro del análisis, no el producto.
Cómo aprovechar los datos disponibles sin grandes inversiones
Las pequeñas y medianas empresas pueden aprovechar la Inteligencia de Negocios sin realizar grandes inversiones tecnológicas.
Las facturas electrónicas, los reportes de las plataformas de pago, las estadísticas de redes sociales y los mensajes de los clientes contienen información útil para conocer el comportamiento del negocio, identificar oportunidades y tomar mejores decisiones.
Estas son algunas estrategias que se pueden aplicar:
- Centralizar la información disponible. Organizar en una hoja de cálculo los datos de ventas, productos, pagos y clientes para facilitar su consulta y análisis.
- Definir indicadores clave. Hacer seguimiento a las ventas por producto, el margen, el valor promedio de compra y la cantidad de clientes recurrentes.
- Revisar los resultados semanalmente. Analizar los indicadores para identificar cambios, reconocer oportunidades y tomar decisiones oportunas.
- Aprovechar herramientas gratuitas. Utilizar aplicaciones como Google Sheets, Looker Studio, Power BI Desktop y Tableau Public para organizar los datos y construir tableros de seguimiento sin pagar licencias por estas opciones.
- Convertir los datos en decisiones. Utilizar la información recopilada para evaluar el desempeño del negocio, reconocer qué productos generan mejores resultados y orientar las acciones comerciales.
“La Inteligencia de Negocios no comienza necesariamente con una gran inversión, sino con el hábito de medir y analizar los aspectos clave de la operación. El reto es facilitar que las micro y pequeñas empresas también aprovechen estas tecnologías para mejorar su gestión y competitividad”, agregó Andrés Rodrigo Santana Murcia, director del Programa de Administración de Empresas e Inteligencia de Negocios de la Universidad Católica de Colombia.
Errores al analizar la competencia y cómo evitarlos con Inteligencia de Negocios
Analizar la competencia y el comportamiento del mercado es fundamental para tomar decisiones estratégicas y mantener la competitividad de un negocio. Sin embargo, algunos comerciantes y empresarios cometen errores al interpretar la información disponible, lo que puede afectar su rentabilidad y limitar sus oportunidades de crecimiento.
Estos son alguno de ellos:
- Tomar decisiones basadas únicamente en la intuición. Imitar los precios o las promociones de un competidor sin conocer su estructura de costos ni el perfil de sus clientes puede reducir las ganancias y afectar la rentabilidad.
- Centrarse únicamente en el precio. Dejar de lado factores como el servicio, la ubicación, la experiencia de compra y la reputación digital puede impedir que el negocio identifique otras oportunidades para diferenciarse.
- No actualizar el análisis del mercado. Estudiar la competencia al iniciar un negocio y no volver a hacerlo impide reconocer los cambios en los hábitos de consumo y las tendencias del mercado.
- Confundir las opiniones con la evidencia. Generalizar a partir de los comentarios de un solo cliente puede conducir a conclusiones equivocadas sobre las necesidades y preferencias de los consumidores.
A juicio de Andrés Rodrigo Santana Murcia, director del Programa de Administración de Empresas e Inteligencia de Negocios de la Universidad Católica de Colombia, “la Inteligencia de Negocios permite evitar estos errores mediante el seguimiento continuo de precios, tendencias y opiniones de los consumidores, así como el benchmarking, que consiste en comparar el desempeño del negocio con referentes de su sector”.
El propósito no es replicar a la competencia, sino identificar oportunidades para diferenciarse y ofrecer mayor valor a los clientes.
