Accionistas: todo lo que debe saber sobre el derecho de inspección
Durante febrero y marzo se celebran las asambleas de accionistas o juntas de socios ordinarias, y un tema que se pone sobre la mesa es el ejercicio del derecho de inspección de sus miembros, a través del cual se solicita tener más detalle de la situación administrativa, financiera, contable y jurídica de la compañía.
Ejercer el derecho es legítimo, pero, ¿en qué consiste y cuál es su alcance? Iván Vegas, socio líder Legal de BDO en Colombia lo explica de la siguiente manera.
- ¿Qué es el derecho de inspección y cómo se puede hacer efectivo?
Es el derecho que puede ejercer todo accionista que quiera conocer, con un nivel de detalle importante, cómo se desenvuelve la operación de la compañía en la cual tiene una inversión y, por tanto, hay un interés relevante. Sin embargo, el alcance de este derecho no recae precisamente en una auditoria.
También es preciso identificar dónde se ejerce el derecho. Únicamente aplica en las oficinas de administración de la sociedad del domicilio principal. En este sentido, la información debe estar disponible para ser consultada por el socio o su apoderado, entre otros, los siguientes documentos: libros y papeles de la sociedad, incluyendo contabilidad; libros de registro de actas y de socios, y demás documentos de la compañía que no tengan una limitación para su verificación como es el caso de los documentos que puedan contener secretos industriales o información que al ser divulgada pueda ir en detrimento de la misma sociedad.
¿Cómo se ejerce? Esto genera múltiples discusiones. Lo que se debe precisar es que los socios no pueden retirar los documentos inspeccionados, rayarlos o tomar notas sobre ellos, mucho menos sacar copias sobre los mismos, pero si pueden tomar sus propios apuntes para su uso y para las deliberaciones de la asamblea correspondiente. Desde luego que, el socio tendrá responsabilidad si se revela un uso indebido de la información apuntada.
- ¿Hay límites de tiempo para aplicarlo?
En las sociedades por acciones, este derecho cuenta con unos límites temporales y únicamente se puede ejercer entre la convocatoria y la asamblea en donde se aprobarán los asuntos ordinarios anuales -regularmente son entre 5 y 15 días-, salvo que estatutariamente se pacte otra cosa.
- ¿Qué pueden hacer las sociedades para que exista claridad en el ejercicio del derecho de inspección?
Normalmente las compañías no cuentan con una regulación para establecer los horarios y mecanismos para ello, lo cual genera ambigüedades como, por ejemplo, si durante la vigencia del derecho un socio puede presentarse en cualquier momento dentro del horario ordinario de funcionamiento de la sociedad para realizar la inspección.
Por lo anterior, desde BDO en Colombia recomendamos a las compañías que regulen este derecho desde los estatutos sociales y emitan un reglamento para su ejercicio, todo lo cual es viable y legítimo, siempre y cuando dicha política no vulnere los principios que lo sustentan ni el marco legal específico.
Por último, es el representante legal quien tiene la obligación de garantizar el derecho de inspección y es el Revisor fiscal quien debe velar porque se cumpla la ley y los estatutos. El incumplimiento de este deber puede acarrear, incluso, la remoción de cualquiera de estas posiciones.
En conclusión, lo trascendente es que las partes involucradas conozcan adecuadamente el alcance del derecho de inspección y el marco legal para orientar sus conductas: (i) Los representantes legales deben permitir el acceso a la información, (ii) el revisor fiscal no puede hacer caso omiso cuando identifique situaciones en las cuales pueda haber una vulneración del derecho, (iii) y los socios deben tener claro el alcance.
