Aspectos laborales y tributarios para la planeación de nómina post – pandemia

El costo estimado de la nómina permite que el empleador se prepare cada año para afrontar los retos que implican la gestión y pago de la nómina a su cargo. La actual coyuntura de recuperación económica y “virtualidad” en el desarrollo de las relaciones laborales demanda que el empleador asuma una actitud creativa dentro de los límites de la ley, especialmente si se considera que en los próximos años se proyecta que la economía colombiana crezca lentamente -el crecimiento proyectado para el 2021 no debe engañarnos-, por lo que hacía futuro será difícil crear más empleos y mejorar los salarios que ofrece el mercado laboral.

Considerando este panorama, Carlos Caicedo, asociado de Godoy Córdoba, menciona que “la estructuración de un presupuesto adecuado para asumir los desafíos de la gestión de la nómina debe considerar 3 ejes fundamentales: el trabajador, las necesidades empresariales y aspectos legales básicos”.

Desde la órbita del trabajador, toda empresa debe tener en cuenta las variables que motivan al empleado a aportar su fuerza de trabajo, como lo son: sostener sus necesidades y gustos personales, acceder a servicios que se consideran esenciales (conexión, salud, educación, vestuario), sentirse a gusto en el lugar de trabajo y buscar espacios de reto profesional. Ponderando estas variables el empleador estará en capacidad de establecer, según su presupuesto, esquemas de remuneración solamente salariales o más complejos con la adición de beneficios extralegales en dinero, en especie o que contemplen el denominado “salario emocional”.

Entendiendo las necesidades empresariales actuales, se debe procurar retener al mejor talento humano posible por medio de medidas laborales más flexibles. Por ejemplo, esquemas de remuneración con salario 100% variable sin garantía de reconocimiento de salario mínimo cuando un empleado no está obligado a cumplir jornada laboral, pueden ser una alternativa adicional al esquema clásico de comisiones (fijo más variable), ya que permite mayor eficiencia en el manejo de los costos de nómina.

Adicionalmente, toda empresa debe considerar un triple enfoque preventivo en la gestión de su nómina, por eso hay que tener como referente las siguientes tres autoridades de forma conjunta y no aislada:

1. La UGPP, como encargada de fiscalizar el correcto y oportuno pago de aportes al Sistema de Protección Social.

2. La DIAN, quien fiscaliza el gasto laboral que toda empresa reporta en su declaración de renta.

3. Los jueces laborales, quienes resuelven todos los conflictos que se presenten en el marco de la relación laboral.

En línea con lo anterior, “se debe ser cauto en el registro del gasto laboral dentro de la contabilidad y en los softwares de nómina, pues estas dos fuentes de información deben guardar correspondencia con lo establecido en los documentos en donde se pacta la remuneración del trabajador. De esta manera, por ejemplo, si un determinado beneficio no salarial se pacta como ‘Auxilio de Alimentación’, en contabilidad y en nómina debe quedar explícitamente con el mismo nombre. En la práctica, las incoherencias en la información contable y de nómina con lo establecido en los contratos genera inconvenientes con la DIAN y la UGPP” afirmó Caicedo.

Es fundamental que ningún empleador entre en el juego (sin sentido) de establecer esquemas de remuneración en donde se desconozca la naturaleza salarial del pago de laborales que tienen esta calidad, pues en estos momentos las tres autoridades mencionadas son expertas en detectar cualquier maniobra que implique el desconocimiento de la regla legal que establece que “salario es toda contraprestación directa del servicio”.

Por otro lado, desde el punto de vista tributario, el trabajo virtual ha abierto un sinnúmero de posibilidades para que los trabajadores presten sus servicios desde cualquier parte del mundo bajo distintas modalidades. Esto naturalmente ha acarreado la complejización al aplicar las reglas tributarias, debido a que cada vez más los trabajadores se rigen por las excepciones fiscales, o por tratamientos particulares no cubiertos por las disposiciones generales.

En consecuencia, Andrés Bermúdez, director de derecho tributario de Godoy Córdoba destacó que “al momento de planear – y ejecutar – la nómina del año 2022 deberá revisarse la condición particular de cada trabajador, haciendo énfasis en la fuente del ingreso y la residencia fiscal del empleado. Estas dos circunstancias serán determinantes al momento de establecer si hay lugar a la retención en la fuente por pagos laborales, si se le debe aplicar la retención en la fuente ordinaria de rentas de trabajo o la retención por pagos a personas naturales extranjeras sin residencia en Colombia”.

Para tal efecto, recordemos que según lo disponen las normas colombianas, las rentas de trabajo tales como sueldos, comisiones u honorarios, se entienden de fuente colombiana cuando el trabajo o la actividad se desarrollen dentro del país. Esto, sin perjuicio de la aplicación de alguno de los 12 convenios para evitar la doble imposición suscritos por nuestro país, en la que puede variar la potestad tributaria del Estado Colombiano.

Finalmente, “el documento soporte de nómina electrónica será en adelante el gran protagonista de la relación entre la nómina y las autoridades tributarias, en la medida en que este nuevo documento hace parte del sistema de facturación y es el soporte de costos y gastos laborales para efectos tributarios. Sin embargo, los equipos contables, tributario y de nómina de las compañías tendrán que trabajar de manera conjunta y armónica para asegurar que los reportes mensuales de la nómina electrónica reflejen de manera exacta los devengos tributarios causados en el mes sujeto de reporte” destacó Bermúdez.

Vale la pena recordar que, a partir de la entrada en vigor del nuevo sistema de facturación, cualquier omisión o error en la transmisión del documento soporte de nómina electrónica implicará – entre otros – la imposición de la sanción por no envío de información contemplada en el Estatuto Tributario.