Conozca cuáles son los errores más frecuentes al liquidar la nómina y cómo solucionarlos

El proceso de nómina es de los más importantes en una empresa, pero con frecuencia es fuente de errores que traen multas y demandas. ¿Cómo evitarlos?

A la hora de pagar nómina, a las empresas lo que habitualmente más les interesa es tener la caja suficiente para hacer efectivo el salario de sus colaboradores, pero pocas veces piensan si el proceso de elaboración fue correcto.

La nómina no es un asunto menor. Involucra el control de los salarios, las deducciones, la seguridad social y retención en la fuente, todo eso por cada trabajador y en una periodicidad que pueden ser quincenal o mensual. Hacerlo de manera correcta es indispensable pues esta información sirve de base para la liquidación de las prestaciones sociales y demás apropiaciones laborales para la empresa.

A pesar de ser un proceso muy importante y dispendioso, algunas empresas cometen errores a la hora de producir la nómina. Uno de los más comunes es realizar los cálculos de manera manual, lo que genera inconsistencias. “No tener un sistema de apoyo automatizado es un problema, más aún cuando existen muchos reportes a entidades externas y de control que requieren de archivos específicos”, dice Rubén Cortés, socio de BDO. Además, señala que cualquier error impactará el reporte a la PILA de la seguridad social y el reporte de la nómina electrónica con la homologación de conceptos establecida por la DIAN.

Otro error frecuente es calcular mal los aportes a la seguridad social y parafiscales que se determina con el IBC (Ingreso Base de Cotización). Además de lo anterior, también hay equivocaciones en el cálculo de los aportes a la seguridad social cuando se presentan ausentismos. “En los pagos realizados por vacaciones, incapacidades o licencias remuneradas, algunas empresas realizan el cálculo de dichos aportes con el IBC del mes de pago. Sin embargo, se debe tomar como base el IBC del mes inmediatamente anterior al que se presenta el ausentismo, y con el cual se paga la seguridad social de dicho periodo”, dice Cortés.

Por último, Rubén Cortés menciona los errores de cálculo de la retención en la fuente (que es el mecanismo de recaudo anticipado del impuesto de renta para las personas naturales que reciban pagos laborales) y en el pago de las prestaciones sociales, es decir, aquellos pagos adicionales al salario que el trabajador recibe semestral o anualmente, como la prima de servicios, cesantías e intereses sobre cesantías.

Todos estos errores pueden tener graves consecuencias. Las empresas se pueden ver expuestas a demandas por parte de los empleados debido al pago no adecuado de su salario, prestaciones sociales o en los aportes a la seguridad social. Incluso, según señala el experto, podría intervenir un ente fiscalizador como la UGPP y solicitar la revisión de los aportes realizados en los años que ellos consideren necesario. “Cualquier inconsistencia podría llevar al pago de multas y sanciones por dichos errores”.

Para evitar estos problemas es recomendable tener un sistema que permita controlar el ingreso de las novedades, de la planta de personal,  de las provisiones y consolidados de prestaciones sociales, así como de la generación de reportes, interfaces para contabilidad, para la generación del archivo de transferencia a los bancos, para la generación de la seguridad social y la transmisión de la nómina electrónica. Sin embargo, no basta solo con que el sistema permita realizar todas estas actividades, sino tener el conocimiento sobre todos los aspectos normativos en relación con lo laboral, la seguridad social y la retención en la fuente.

Para Cortés es recomendable contar con una documentación del proceso y establecer puntos de control crítico en cada uno de los momentos del proceso, es decir, la nómina, la seguridad social, las provisiones de prestaciones sociales, la contabilización y la transmisión de la nómina electrónica. Además, se deben definir los responsables dentro del proceso y establecer niveles de control para garantizar la coherencia de la información y de esta manera evitar pagos inconsistentes.

“En BDO contamos con procesos, procedimientos y una metodología clara y precisa para la gestión de todas las actividades asociadas al proceso de la liquidación de la nómina, seguridad social, gestión de pago a terceros, cálculo y contabilización de las provisiones y gastos laborales, y generación y transmisión de la nómina electrónica. Todo esto está apoyado por una plataforma tecnológica que permite el control de toda la documentación recibida de nuestros clientes con la debida seguridad, confidencialidad y trazabilidad de esta. Esto se realiza por medio de un portal corporativo, el Global Portal,  y un portal de autogestión para los empleados de nuestros clientes, en el cual pueden realizar consultas 7×24, los 365 días del año y al cual puede acceder mediante cualquier dispositivo móvil, para consultar sus comprobantes de pago, generar certificaciones laborales, consultar su saldo de vacaciones, solicitar sus vacaciones, entre otros. Es importante destacar que también contamos con un equipo de trabajo capacitado y en permanente actualización, con la mejor actitud de servicio y enfocado hacia los resultados que espera cada uno de nuestros clientes”, concluye.