Despidos injustificados y errores en liquidaciones, entre las principales causas de sanciones laborales a empresas en Colombia

• Las penalizaciones impuestas por el Ministerio de Trabajo a los empleadores que incumplen la normativa laboral pueden llegar hasta los 5.000 SMMLV dependiendo de la gravedad de la falta, el daño causado, el beneficio obtenido, la reincidencia y el tamaño de la empresa. 

Las reclamaciones laborales ante el Ministerio de Trabajo son una realidad frecuente en Colombia, solo entre 2020 y 2023, la entidad registró 9.844 quejas. El mayor conocimiento de los derechos por parte de los colombianos, sumado a la facilidad para presentar quejas gratuitas y el fortalecimiento de las facultades de inspección, ha incrementado el número de procesos administrativos y sancionatorios contra las empresas, dejándolas expuestas a multas millonarias, la suspensión o condenas judiciales.

De acuerdo con Alexander Grajales, gerente general del Grupo Soluciones Legales, las reclamaciones más comunes que enfrentan las empresas son causadas por despidos injustificados, errores en la liquidación de prestaciones sociales, el no pago de horas extras, recargos o bonificaciones, casos de acoso laboral y el uso indebido de contratos de prestación de servicios para encubrir relaciones laborales (conocido como “contrato realidad”).

“El marco legal vigente en el país le otorga a los empleadores el derecho al debido proceso y a la contradicción, es decir, a presentar pruebas y controvertir las del trabajador, ante las reclamaciones o quejas que se presenten. No obstante, también establece claras obligaciones que deben cumplir como responder oportunamente las citaciones, suministrar información veraz, permitir inspecciones y actuar de buena fe durante el trámite administrativo”, afirma Grajales.

Sin embargo, uno de los principales errores de las compañías al enfrentar una queja o reclamación es subestimar el alcance del proceso o ignorar las notificaciones del Ministerio de Trabajo. También es habitual que las empresas no cuenten con la documentación en orden, intenten conciliaciones informales sin asesoría legal o apliquen sanciones disciplinarias sin seguir el debido proceso, lo que puede agravar las consecuencias.

Es por ello que, ante la notificación de una reclamación, desde Soluciones Legales se recomienda buscar la asesoría de un abogado laboral, recopilar toda la documentación relacionada con el caso y asistir puntualmente a las audiencias convocadas por la autoridad. En este proceso, contar con soportes probatorios completos resulta determinante para la defensa de la empresa; entre los cuales se destacan el contrato de trabajo, los comprobantes de nómina y de aportes a seguridad social, el reglamento interno y los registros de procesos disciplinarios.

El trámite ante el Ministerio suele iniciar con la presentación de la queja, seguida de un requerimiento de información, una audiencia de conciliación y, si no hay acuerdo, una investigación administrativa que puede culminar con resolución y sanción. “Las multas por incumplir la normativa laboral o no atender adecuadamente el proceso pueden alcanzar entre 1 y 5.000 SMLMV, cifra que representa montos millonarios para las compañías infractoras. Además, estas sanciones son independientes de eventuales condenas judiciales que puedan surgir a favor del trabajador”, explica Grajales.

Sin embargo, en caso de inconformidad, el empleador puede interponer recursos de reposición o apelación. Por ello, el experto de Soluciones Legales recomienda a las empresas fortalecer los mecanismos internos de prevención, como la actualización del reglamento interno de trabajo, la activación del comité de convivencia laboral, el establecimiento de canales confidenciales de quejas y la realización de auditorías laborales periódicas. Así como mantenerse actualizados sobre los últimos cambios normativos, como la reducción gradual de la jornada laboral, la Ley de Desconexión Laboral y las regulaciones sobre trabajo remoto.

Estas medidas no solo reducen los riesgos legales, sino que también fomentan relaciones laborales más transparentes y sostenibles. Además, destacan que en estos procesos, la conciliación laboral es un mecanismo eficaz para resolver conflictos de forma rápida y evitar procesos prolongados o consecuencias más severas, especialmente cuando la reclamación es legítima o el riesgo de sanción es alto.