El próximo 1 de agosto arranca la nómina electrónica en Colombia

El próximo 1 de agosto comienza el plazo para que las empresas puedan habilitarse como emisoras de nómina electrónica. Según la DIAN, esta nueva función estará dentro del sistema de facturación electrónica, y su habilitación será progresiva, en función del número de empleados que tenga cada compañía.

El primer grupo de obligados serán las grandes empresas que cuenten con más de 250 trabajadores, las cuales deberán comenzar a realizar los envíos de manera mensual, independientemente de que se realicen pagos en periodos diferentes y dentro de los diez primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago.

Para el alta como emisor electrónico, la DIAN ha establecido dos opciones: la primera es que las compañías se den de alta en la plataforma de la DIAN y que desde ahí envíen sus nóminas electrónicas. La segunda opción es contar con los servicios de un proveedor tecnológico de confianza habilitado para esta actividad, como es el caso de SERES especialista en servicios de intercambio electrónico seguro de documentos desde hace más de 30 años, que desarrolló una solución que genera nóminas electrónicas a partir de la información obtenida del software de nómina de la empresa y las envía a la Unidad Administrativa Especial de la DIAN, de acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos en la Resolución 000013.

Una vez  la DIAN recibe la nómina, el sistema genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación con el valor “Documento validado por la DIAN”. Con la validación obtenida, la solución de SERES integra el mensaje de la DIAN en la herramienta de gestión interna de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas de forma automática a los empleados.  Además, la solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido garantizado su integridad y confidencialidad.

Entre los beneficios de implementar la nómina electrónica, se destaca que las empresas podrán usar los costos y deducciones relacionados con nómina validados por la DIAN en la declaración de renta, podrán desmaterializar comprobantes fiscales para facilitar la consulta y trazabilidad, acceder a mejores servicios electrónicos: devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas, mantener actualizada la información de costos, deducciones e impuestos descontables reportadas a la DIAN y eliminar trámites administrativos, como certificar los desprendibles de nómina de sus empleados a terceros interesados; ellos podrán verificarlos directamente en la DIAN.