¡Evite sanciones! El próximo 31 de julio se vence el plazo para diligenciar el RUB

El Registro Único de Beneficiarios Finales es una nueva obligación tributaria para identificar a los beneficiarios finales de una entidad nacional.

Tras las novedades de la reforma tributaria del 2021 y siguiendo las recomendaciones internacionales, se incorporó al Estatuto Tributario una nueva obligación tributaria que hará parte integral del Registro Único Tributario (RUT), cuyo funcionamiento, facultad de fiscalización y sanción estará en cabeza de la DIAN: el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB). Las entidades tienen hasta el 31 de julio para cumplir con esta obligación.

Con el objetivo de contribuir en la lucha contra la corrupción, el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la evasión fiscal, se creó el RUB, que entró a regir desde enero del 2022. Este, de acuerdo con Andrés Bermúdez, director de Derecho Tributario de la firma Godoy Córdoba, “es un nuevo reporte en el cual se deben identificar plenamente las personas naturales, ya sean nacionales o extranjeras que, de manera directa o indirecta, sean beneficiarios finales de una entidad nacional”.

¿Quiénes deben cumplir con esta obligación?

De conformidad con lo dispuesto en la reglamentación, todas las sociedades y entidades, con o sin ánimo de lucro, que se consideren como nacionales para efectos tributarios, se encuentran obligadas a identificar, obtener, conservar y actualizar el RUB.

Adicionalmente, deben cumplir con el registro las estructuras sin personería jurídica o similares que hayan sido creadas o sean administradas en Colombia (como patrimonios autónomos) y los establecimientos permanentes. También deberán entregar el reporte las entidades extranjeras cuando la totalidad de su inversión en Colombia no se haga a través de una entidad nacional obligada a suministrar información en el RUB.

¿Qué se debe reportar?

Los sujetos obligados a reportar la información en el RUB deberán entregar la plena identificación de las personas naturales que de manera directa o indirecta, individual o conjuntamente sean beneficiarios finales de una entidad nacional. Para el efecto, la reglamentación establece que existirá una titularidad indirecta cuando la persona natural no tiene un vínculo directo con la entidad sujeta al RUB, pero ejerce su titularidad a través de uno o más niveles de propiedad o de interpuesta persona, representación o intermediarios.

¿Qué se entiende por Beneficiario Final?

Según el artículo 631-5 del Estatuto Tributario, son Beneficiarios Finales “la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) o controla(n) directa o indirectamente a un cliente y/o la persona natural en cuyo nombre se realiza una transacción. Incluye a la(s) persona(s) natural(es) que ejerzan el control efectivo y/o final, directa o indirectamente, sobre una persona jurídica u otra estructura sin personería jurídica”.

Este mismo artículo establece los criterios que se deben cumplir para la determinación del beneficiario final, tanto de la persona jurídica, como de una estructura sin personería jurídica.

En aquellos casos en los que no se logre identificar un Beneficiario Final por su propiedad o control, se debe reportar como beneficiario a la persona natural con el cargo de representante legal, salvo que exista una persona natural que cuente con una mayor autoridad en la gestión o dirección de la persona jurídica.

En cualquier caso, y en acatamiento de lo dispuesto en el artículo 12 de la ley 2195 de 2022, todas las entidades sujetas a reporte están obligadas a aplicar el principio de debida diligencia para la identificación de los beneficiarios finales en el RUB. Esto implica realizar todos los actos necesarios para la identificación de los beneficiarios finales, y de la información adicional solicitada, incluyendo el conocimiento de la cadena de propiedad y control de la persona jurídica o estructura sin personería jurídica.

¿En dónde se suministra la información en el RUB?

Se debe suministrar de manera electrónica, a través de los sistemas informáticos de la U.A.E. DIAN, mediante el Formato 2687 “Reporte de Beneficiarios Finales” y 2688 “Carga Beneficiarios Finales”.

¿Cuáles son los plazos para cumplir con esta obligación?

Las entidades sujetas al reporte constituidas o creadas con anterioridad al 31 de mayo de 2023 deberán suministrar la información a más tardar el 31 de julio de este año; y las constituidas o creadas a partir del 1 de junio de 2023, a más tardar dentro de los 2 meses siguientes a la inscripción en el RUT.

Además, la información suministrada deberá actualizarse ante cualquier modificación de esta. Para el efecto, la normativa contempla que, si al primer día de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año hubo modificaciones a la información suministrada, cualquier modificación deberá actualizarse dentro del mes siguiente.

¿Qué sanciones aplican al RUB en caso de no cumplir con el registro?

Cuando el obligado a suministrar información en el RUB no lo haga, la realice de manera errónea o incompleta o no actualice la información, será penalizado conforme las sanciones previstas en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario por no actualizar la información del RUT y por informar datos falsos, incompletos o equivocados.

Además, en la medida en que los beneficiarios finales del RUB tienen la obligación legal de aplicar un procedimiento de debida diligencia, si la DIAN requiere información sobre el proceso de debida diligencia adelantado y esta información no es suministrada por el contribuyente o lo hace de manera tardía o equivocada, se podrán imponer las sanciones por motivo de no envío de la información contemplada en el artículo 651 del Estatuto Tributario. Estas sanciones pueden ascender hasta la suma de 7.500 UVT (i.e. $318.090.000 para 2023).

Finalmente, este nuevo registro también establece que el abuso en las obligaciones de suministro de la información se entenderá como provecho tributario, lo cual podrá dar lugar a la apertura de una investigación por abuso en materia tributaria en los términos de los artículos 869, 869-1 y 869 – 2 del Estatuto Tributario.