La era digital se toma a las empresas colombianas y las lleva a ahorrar tiempo y costos

Actualmente existen diversas opciones en el mercado para que las empresas se pasen a nómina electrónica, lo cual les facilita muchísimo la tarea y les evita grandes dolores de cabeza en la mayoría de los casos, como asegura la startup Buk, que desarrolló un software integral de gestión de recursos humanos, apoyando así la transformación digital de las empresas colombianas sobre todo a partir de la Resolución 0013 de 2021 expedida por la Dian. ¡Ya no hay excusa!

Es por esto que, a través de nuevos softwares, se optimizan las operaciones contables de una compañía, desde la facturación, nómina electrónica, gestión humana hasta la firma digital, teniendo de esta manera, también, un control y seguimiento de los colaboradores en un solo sitio. La automatización de todos estos procesos, redunda en un ahorro de tiempo, calidad y costo en las operaciones, dejando así, a las hojas de cálculo de Excel, en el pasado, haciéndole el trabajo más fácil a los empresarios, emprendedores y empleados.

El funcionamiento y alcance de estas herramientas depende del software que se elija, dado que algunos ayudan al empresario a realizar el paso hacía lo digital, algo que muchos han sido bastante temerosos a hacer, hay otras opciones que acompañan en cada paso y permiten hacer mantenimiento y seguimiento de cada uno de los procesos.

Uno de los temas más importantes a la hora de elegir un software de este tipo es verificar que la compañía que ofrece la herramienta esté avalada por la DIAN. Camilo Mejía, country manager de Buk afirma que: “Los costos y deducciones empresariales se pueden aclarar de manera fácil cuando se vaya a compartir información con la DIAN. Además de que los errores de nómina ya no serían una preocupación porque se reducen significativamente. Adicional, se podrá acceder a estadísticas como el promedio de horas extras que realizan los empleados, además promedios de pagos. Lo anterior depende directamente del sistema que se esté implementando en la organización”.

Una vez se elija el software, para poder dar este paso hacía la digitalización, lo primero que las empresas deben hacer es tener los datos en un software de nómina, para que esté digitalizada y automatizada la información de cada uno de los colaboradores, y que esta misma herramienta cuente con la opción de realizar la transmisión de la nómina electrónica, sin que la organización tenga la necedad de manipular la información para llevarla de un lado a otro, básicamente se llama una automatización que les garantice que los datos que procesaron y pagaron a cada colaborador van a ser los mismos que se van a transmitir.

Para nadie es un secreto que, por medio de estas herramientas, las compañías se ahorran tiempo en las tareas administrativas para así lograr invertirlo en lo que más importa: sus colaboradores y la cultura organizacional de la misma, lo cual en muchos casos pasa a segundo plano por estar realizando labores que no deberían por qué estarse realizando como hace 15 años.

Ya todos los impuestos y obligaciones tributarias se manejarán por medio de este tipo de plataformas virtuales, lo cual ha llevado a pequeñas, medianas y grandes empresas a repensar sus procesos y a invertir de una manera mucho más eficiente el tiempo del personal de contabilidad y recursos humanos.

Otro factor importante que deben verificar es la tecnología, seguridad y respaldo que le ofrezca el software. Asegura Camilo ¨En el caso de Buk, se distingue en el mercado por el uso de tecnología de punta en todos sus procesos. Actualmente, nuestra infraestructura se encuentra alojada en servidores de AWS, lo cual significa poder acceder a las múltiples herramientas de su ecosistema tecnológico. Adicionalmente, realizamos diariamente respaldos de la información de nuestros clientes, permitiéndoles, en caso de cualquier falla a nivel de Amazon, mantener el servicio funcionando; y contamos con un lenguaje de programación amigable, que tiene muchas facilidades para desarrollar funcionalidades de manera rápida¨.

Camilo Mejía, country manager de Buk afirma que: “La seguridad de los datos e información es un tema esencial que se aumenta en cantidades al pasarse a lo virtual. Es algo de la que ya no tendremos que preocuparnos al contar con esta nueva nómina. La información se guarda en el respaldo del ‘software’ y ahora los documentos digitales tienen la misma validez que los físicos. De esta forma se reduce la pérdida de información que sucede cuando manejamos documentación física o archivos, ya que estos también se pueden dañar”.

Una transición digital debe ser una ayuda a las necesidades de las empresas, y sus beneficios son el soporte para la toma de decisiones, mantiene de forma segura la información financiera, permite realizar procesos como capacitaciones, encuestas, asistencia administrativa, entre otros procedimientos claves que llevan a mejorar todos los procesos, el clima laboral, la organización en todos los aspectos, permitiendo flujos de trabajo más eficientes a lo largo de todo el ciclo de vida de los empleados, desde la contratación hasta la salida de la empresa.