¿Llegó un requerimiento o visita de la DIAN? Qué hacer en los primeros 30 minutos

5 documentos clave que debe tener listos y guía práctica para proteger su bolsillo: le contamos cuáles son los principales errores que disparan alertas y cómo responder con orden para evitar sanciones, costos innecesarios y golpes de caja.

Cuando a una pyme o emprendimiento le llega un requerimiento o le anuncian una visita de la DIAN, el susto inicial suele ser la multa, pero lo que más preocupa es el costo real: tiempo perdido, reprocesos, asesorías de urgencia y decisiones improvisadas que pueden afectar directamente el bolsillo del dueño. Muchas revisiones ya no nacen de “sospechas”, sino de cruces automáticos: si lo facturado, lo declarado y lo que se mueve por bancos y efectivo no cuentan la misma historia, se encienden alertas. En 2026 ese control es más fino por el mayor uso de datos (facturación y nómina electrónica e información de terceros) y porque, con la UVT en $52.374, los errores operativos pueden salir más caros.

“Recuerde, la autoridad fiscal no evalúa discursos, revisa hechos verificables”, dice John Helbert Ayala, gerente de Impuestos y Servicios Legales de la firma Crowe. Por eso, si el dueño no puede explicar cómo opera el negocio con soportes listos, el proceso tiende a alargarse y a encarecerse. “La clave no es “ganarle” a la DIAN, sino evitar que un trámite se vuelva un problema financiero: responder rápido, con una sola versión (vocero y contador alineados), entregar únicamente lo solicitado, pero completo, y dejar evidencia de lo enviado con un listado de anexos”, agrega.

En la práctica, esto se resuelve con hábitos simples: facturar y registrar el mismo día, hacer que facturación, registros y movimientos bancarios cuadren, revisar la nómina electrónica con detalle, mantener ordenada la información exógena y tener un kit de documentos organizado por meses para responder sin improvisar. Si el negocio maneja mucho efectivo, conviene reforzar arqueos, consignaciones y la separación entre finanzas personales y del negocio para que todo sea trazable y explicable cuando lo pidan.

Plan de emergencia para aplicar en 30 minutos

• Defina un vocero único (dueño/gerente) y un responsable técnico (contador): Una sola versión, un solo canal.

• Abra una carpeta por meses (digital o física): ventas, compras, bancos, nómina, exógena y soportes. Si está todo mezclado, se pierde control.

• Revise el triángulo clave: Ventas facturadas, dinero recibido (banco/caja) y registros/contabilidad. Si eso cuadra, puede estar tranquilo.

• Responda solo lo solicitado, pero completo y ordenado: Mandar “todo” sin estructura alarga el proceso.

• Deje evidencia de entrega (radicado, correo, acta y listado de anexos): Lo que no queda documentado, después se discute.

“Mandar ‘todo’ sin estructura alarga el proceso”, recomienda Ayala. Y remata con una regla que evita discusiones posteriores: “Lo que no queda documentado, después se discute”.

Cinco hábitos y el kit de documentos para responder sin improvisar

1) Facture y registre todo el mismo día: El primer hueco típico es la venta que se cobró hoy, pero se factura “después”. En cruces automáticos, ese “después” se convierte en inconsistencia. La regla es sencilla: cada venta debe quedar respaldada el mismo día. Revise tres cosas: que todas las ventas tengan factura/documento válido, que las notas crédito tengan justificación real (y soporte), y que el efectivo no se mueva “por fuera” del registro.

2) Haga que facturación, dinero y registros cuadren: Aquí es donde se sienten las finanzas personales: cuando no cuadra, la caja se vuelve una bolsa sin fondo. La DIAN cruza lo que usted facturó con lo que entró al banco y con lo que reportan sus registros. Revise: conciliación bancaria del mes, arqueos de caja y pagos a proveedores con soporte.

3) Revise la nómina electrónica con lupa: Muchos negocios cumplen pagando, pero fallan reportando. Y ese desfase puede costar caro porque la nómina electrónica es soporte clave. Revise: datos correctos de trabajadores, novedades bien registradas (incapacidades, licencias, extras, bonificaciones) y ajustes con trazabilidad.

4) Mantenga en orden la información exógena: Si sus terceros están mal creados o sus conceptos están mal clasificados, el espejo se rompe y aparece el ruido. Revise: base de terceros depurada (NIT/razón social/datos completos), clasificación por conceptos desde temprano y cruce interno entre exógena, registros y soportes.

5) Tenga documentos listos para responder rápido: En una revisión, la claridad y la velocidad cuentan. El negocio que encuentra todo en minutos transmite control, pero el que “sale a buscar” transmite desorden. Organice por meses un kit mínimo: RUT actualizado; reportes de facturación/ventas con soportes; extractos bancarios y conciliaciones; auxiliares contables o balance de prueba (según aplique); soportes de compras y ventas (facturas/documentos soporte/notas crédito justificadas); nómina electrónica (reportes y novedades); control de exógena; y, si aplica, contratos o acuerdos clave que expliquen la operación.