Nómina electrónica, lo que debe saber de la nueva iniciativa de la DIAN

Colombia sigue avanzando en reglamentación y transformación digital, aspectos que han reducido trámites y mejorado el control tributario en el país, como fue el caso de la factura electrónica, a la que ahora la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) estaría sumando un nuevo Proyecto de Resolución: impulsar la nómina electrónica.

Luego de que la DIAN anunciara el Proyecto de Resolución de Nómina Electrónica, entre los empresarios se han generado diversos interrogantes, los cuales han llevado a que existan algunas dudas y confusiones.

Es por eso que Digital Ware, en sinergia con la DIAN, explican los temas más relevantes al respecto.

1. ¿Qué es la Nómina Electrónica y a quiénes aplica?

De acuerdo a lo establecido en el Proyecto de Resolución de la Dian, el soporte de pago de Nómina Electrónica, como se conoce técnicamente, se configura como el documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados.

Lisandro Junco Riveira, director de Ingresos de la DIAN, explicó en detalle el objetivo de implementar la Nómina Electrónica y afirmó que “el propósito de esta nueva herramienta es que la nómina, sin duda, se va a convertir en un documento estratégico para la administración tributaria. Durante 2021, la DIAN expidió una serie de calendarios para que, al mes siguiente según sea su fecha de obligación, las empresas transmitan el acumulado por nómina de cada uno de sus empleados mediante el mismo sistema de facturación electrónica que ya se había instaurado previamente”.

2. ¿Cómo funcionaría la Nómina Electrónica?

Javier Neira, director de la vertical KACTUS-HCM de Digital Ware, explicó que al igual que el modelo de Facturación Electrónica, la Nómina Electrónica está compuesta de conceptos tales como devengos o deducibles, los cuales, según el mencionado Proyecto de resolución, van a ser expuestos mediante operadores autorizados y certificados por la DIAN, los cuales harán llegar la información a la entidad utilizando un archivo encriptado.

A su vez, las personas que pertenezcan a la nómina de la empresa que está entregando la información, recibirán una notificación (puede ser por correo electrónico o como lo disponga la compañía) con el soporte de nómina, muy similar a como se reciben las facturas electrónicas hoy en día.

3. ¿Cuándo entraría en vigencia la Nómina Electrónica?

Con la publicación de esta Resolución, la DIAN estableció un calendario de fechas tentativas, que, durante el trámite del Proyecto de Resolución, pueden variar al igual que los lineamientos para que las empresas hagan uso de la Nómina Electrónica. Se prevé que el sistema estaría habilitado a partir del 31 de marzo de este año, iniciando la transmisión del documento las empresas con más de 251 empleados con fecha límite del 4 de abril, y continuando la operación las compañías con menos número de colaboradores cerrando la operación el 31 de julio.

4. ¿Qué se debe tener en cuenta en el momento de implementar la Nómina Electrónica en su empresa?

El director de la vertical KACTUS-HCM de Digital Ware, agregó que la implementación de este Proyecto de Ley es una oportunidad de mostrar que las empresas nacionales creadoras de software y tecnología, tienen una ventaja por su capacidad de responder rápidamente ante las normativas del Gobierno como es el caso de la Nómina Electrónica. Razón por la que desde la compañía de software ya se están adelantando los requisitos para incorporar los cambios al producto e integración con los operadores certificados para esta operación.

La integración de esta nueva funcionalidad será un reto no solo para las compañías que deberán reportar a la DIAN, sino también para quienes prestan sus servicios con tecnología, uno de ellos será la seguridad en la transmisión de los datos, en el cual Digital Ware ha preparado su aplicación KACTUS HCM.

“Contamos con la experiencia y conocimiento para facilitar los procesos a las empresas que requieran integrar este nuevo módulo al que hemos llamado Módulo Gestor de Nómina Electrónica, puesto que dentro de nuestro portafolio de clientes está la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), lo que hace que no solo haya una fácil integración y entendimiento de las políticas dictaminadas por el ente”, agregó Neira.

5. ¿Cómo beneficiará la Nómina Electrónica a las empresas en Colombia?

“Estas normativas dan al país mayor avance a la globalización, control y fiscalización que ya existe en muchos países de Latinoamérica hace algunos años. Sin embargo, Colombia debe seguir trabajando en la implementación de estos esquemas e ir a la par de naciones de la región como Chile, Brasil, México, entre otros”, puntualiza el Director de la Vertical HCM de Digital Ware.