¿Cómo controlar los costos en un mundo de trabajo remoto?

A raíz del impacto de la pandemia del COVID-19, trabajar de forma remota se ha convertido en una tendencia a nivel mundial, lo que ha traído la necesidad urgente de desarrollar nuevas políticas internas de control de gastos en las organizaciones. En la medida en que han bajado los viajes corporativos, las salidas a comer y los desplazamientos, los empleados han visto cómo sus gastos cambiaron hacia otros conceptos.

De esta manera, los colaboradores ahora legalizan gastos como servicios públicos, Internet, material de oficina, clases de acondicionamiento físico en línea, actividades de integración y socialización, y envío de regalos para clientes potenciales. De ahí que sea necesario para las organizaciones establecer lineamientos que les permitan llevar un manejo mucho más eficiente y adecuado de estos movimientos.

César Ayala, COO de SAP Región Norte de América Latina y el Caribe, expresó que “se ha visto que los procesos financieros internos de seguimiento de costos no se han realizado eficazmente durante la pandemia, pues muchas empresas no han automatizado los gastos, viajes y facturas. Así, continúan haciéndolo manualmente y esto retrasa la transformación digital de las compañías”.

Teniendo en cuenta este panorama, la multinacional alemana SAP Concur ofrece los siguientes consejos clave para que las compañías realicen control de sus gastos en época de teletrabajo, disminuyendo las posibilidades de tener desembolsos innecesarios o información oculta, y apoyando de esta manera las tareas del área financiera.

1. Determine nuevas políticas de gastos

Aunque es muy probable que los empleados no extrañen sus desplazamientos, es posible que echen de menos su espacio de trabajo y su equipo. Considere cómo puede apoyar mejor a sus empleados que trabajan en casa, al brindarles los diferentes elementos que pueden necesitar.

Un primer punto a evaluar es cuánto reembolsará su organización a los empleados para comprar el mobiliario y el equipo que necesitan para trabajar de forma eficaz. Determine si pueden comprar equipo de oficina de su selección o si deben elegir de una lista preaprobada de un proveedor en particular. También tenga en cuenta dispositivos como computadores, celulares y tablets; antes de la pandemia es posible que usaran los de la oficina, pero ahora quizás sea preciso adquirir otros.

Así mismo, aunque los empleados pueden tener planes de telefonía móvil y de Internet personales, es probable que esos planes no se hayan elegido teniendo en cuenta las necesidades del trabajo. Es posible que los empleados con planes de datos de teléfono celular limitados o servicio de Internet irregular tengan que ser reembolsados si necesitan actualizar a un plan de datos sin restricciones.

2. Socialice con su equipo de trabajo las nuevas políticas de gastos

Cuando implemente la política nueva o la actualice, asegúrese de que se informe de forma clara y regular con todos los empleados. Así es posible ratificar que todos están de acuerdo con los cambios y cómo deben realizar el paso a paso del envío de la información, aprobación y reporte de gastos.

Tenga en cuenta que es posible que personas que hasta ahora se están adaptando al trabajo remoto no estén familiarizados con el proceso de envío o aprobación de gastos. Programe capacitaciones para asegurarse de que comprendan cómo hacer todo el proceso.

3. Prepárese para las eventualidades

No siempre las dinámicas establecidas funcionan como queremos, por lo que es posible que algunos gastos se escapen de vista. En la herramienta de control de gastos que utilice, asigne un nombre para registrar todo aquello asociado a los gastos del teletrabajo. Quizás en ese momento se dé cuenta que necesita nuevos dispositivos, ciertos desplazamientos o incluso pagos extraordinarios por cuenta de cancelaciones de vuelos a última hora, que deben ser considerados.

4. Aproveche los datos recogidos

Al realizar el control de gastos, se puede obtener información útil que le servirá a la compañía para hacer una mejor planeación y seguimiento de lo que hacen sus colaboradores en trabajo remoto. Por ejemplo, es posible que identifique que hay un proveedor muy utilizado, de modo que puede intentar negociar un potencial descuento con ellos. También existe la posibilidad de revisar gastos frecuentes en aspectos como material de oficina, que al programarlos de manera unificada le permitan generar un ahorro.

También podrá identificar viajes que no cumplan con los requisitos realizados por los empleados mediante reservaciones externas. Esto le permitirá saber cuáles son sus flujos de trabajo para ver si necesita aprobaciones adicionales para garantizar el ahorro de costos y la aplicación de políticas.

5. Capacite a sus colaboradores en el uso de nuevas herramientas

Una afluencia repentina de empleados que trabajan desde casa puede significar un mayor número de usuarios que reclaman gastos. Esto significa que debe comunicarse con los nuevos usuarios y proporcionarles la capacitación de las herramientas que usa la compañía de forma eficaz.

Recuerde que es posible que sus tácticas de enseñar en la oficina no sean adecuadas o incluso posibles para proporcionarlas a los trabajadores remotos, así que compruebe sus métodos de capacitación, entrega y plan de estudios para asegurarse de que satisfacen las necesidades de su auditorio de trabajo desde casa.