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Dian modificó calendario para implementación de la nómina electrónica

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Imagen: cortesía.

La Dirección de Impuestos y Aduana Nacionales (Dian) ha aplazado la entrada en vigor de la obligatoriedad de emisión de Nómina Electrónica, estableciendo un nuevo calendario, tanto para la habilitación en el sistema interno de la Dian, como para el inicio de emisión de nómina para cada uno de los grupos obligados.

De acuerdo con lo establecido en la nueva Resolución 000037, la fecha de inicio de la habilitación en el servicio de nómina electrónica será el día 1 de agosto de 2021. En cuanto a la fecha límite para la generación y transmisión del documento de soporte de pago de la nómina electrónica y de las notas de ajuste se establece un calendario dividido en varios grupos.

La fecha de inicio para el primer grupo; empresas de más de 250 empleados, será el 1 de septiembre de este año. La del segundo grupo; empresas de más de 100 y menos de 250 empleados, el 1 de octubre de este año. El tercer grupo; empresas de entre 11 y 100 empleados, deberá iniciar la generación de documentos el día 1 de noviembre. Finalmente, el cuarto grupo: empresas de hasta 10 empleados, tendrá como fecha límite el 1 de diciembre.

La implementación de la nómina electrónica puede suponer un cambio en los sistemas de facturación de las compañías. “Al igual que lo ocurrido con la factura electrónica, el camino más fácil, rápido y económico para adaptarse al nuevo sistema es trabajar con un proveedor de servicios, un tercero de confianza, como SERES, que asuma todo el proceso”, comentó Alberto Redondo, CMO de SERES para Iberia y Latam.

De acuerdo con la nueva resolución, no habrá modificaciones en las fechas establecidas para aquellos contribuyentes que no estén obligados a expedir factura electrónica, que seguirán teniendo de plazo hasta el 31 de mayo de 2022.

El objetivo de este aplazamiento es facilitar al máximo la adaptación a este nuevo sistema y, para evitar problemas, la mejor opción es contar con un proveedor de servicios de confianza certificado por la Dian.

De acuerdo con la normativa, los envíos a la Dian deberán realizarse mensualmente, independientemente de que se realicen pagos en periodos diferentes, y dentro de los diez primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago.

Beneficios de la modificación

La ampliación en el calendario de la obligatoriedad, puede ser un factor importante para la reactivación económica en el país y un accionar eficiente no solo teniendo en cuenta las normativas, sino la parte tecnológica para lograr una transmisión de información completa y sin retrasos.

Javier Neira, director de la vertical KACTUS-HCM de Digital Ware asegura que, “esta nueva resolución nos permite como proveedores de tecnología seguir trabajando en el modelo de homologación de los conceptos reportados para que los procesos de Nómina Electrónica funcionen correctamente en las empresas de acuerdo con la resolución y su anexo técnico. Así mismo, seguimos haciendo pruebas con los operadores tecnológicos para estar listos y evitar traumatismos en la implementación y transmisión de la información según el calendario”.

La compañía comparte algunos puntos importantes para lograr una implementación exitosa:

  • La implementación no es un proceso engorroso, pero sí es necesario contar con un proveedor tecnológico que tenga experiencia con el modelo de factura electrónica, una infraestructura avanzada, rápida respuesta ante cualquier requerimiento y entienda la legislación colombiana para atender cambios que se generen.
  • Es indispensable cerciorarse de que quien le suministra el soporte tecnológico a través de un software o aplicación de nómina tenga alianza con operadores certificados y autorizados por la DIAN.
  • Podrá hacer uso de la firma electrónica, sin embargo, algunos operadores dan la opción de usar aquella que viene con sus servicios para facilitar el proceso.
  • Los reportes de Nómina Electrónica tienen que ver con todos los conceptos que se deriven de una relación laboral devengos y deducciones, es decir, deberá incluirse incentivos, bonos tipo cheque en papel de seguridad y utilidades que se paguen al empleado, pues esto impacta la retención en la fuente. 
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