La facturación electrónica hoy es una realidad; ha sido un paso importante hacia la transformación digital en los diferentes entornos empresariales del país.
Han pasado cerca de tres años desde sus inicios y actualmente existe una variedad de sistemas y programas para realizar las facturas; sin embargo, el proceso, aunque es simple, por la naturaleza social de nuestro sector empresarial, se hace un poco complejo y los errores son mucho más comunes de lo que se cree.
Dentro de una factura electrónica cobran relevancia ítems o conceptos que, en términos técnicos, son distantes de las personas encargadas de la facturación, es decir, resultan desconocidos por su propia naturaleza y parecen estar más relacionados con el papel de un contador o administrador. Para ayudarlos a evitar los errores más comunes, hemos hablado con Facturatech, uno de los principales proveedores de facturación electrónica en el país, el cual nos permite ver el tema desde el punto de vista de un experto y nos dan herramientas prácticas para mejorar y facilitar dicho proceso.
Al diligenciar una factura electrónica es importante que contenga estos datos:
● Fecha en que se emite la factura
- La glosa o los detalles por cada ítem
- Los descuentos y recargos
- La información de referencia
- Los métodos de pago
Los errores a la hora de emitir una factura electrónica, aunque no son muchos los que se puedan presentar, si son muy comunes y se relacionan principalmente con omitir los datos que anteriormente, en el modelo análogo, no tenían tanta importancia, pero que ahora son esenciales y deben evidenciarse para darle validez a la factura ante la DIAN.
Y ¿cómo afectan estos errores a los negocios? Estos errores afectan la dinámica empresarial y generan costos operativos que pueden evitarse. Realizar una factura incorrectamente causa el rechazo de la misma por la DIAN y la pérdida del folio, obligando a la empresa a generar más compras o pagos por los folios que se emiten con errores, para ser emitidos nuevamente. Es importante que quien se encargue del proceso, revise, tenga la información correcta y digite lo más detalladamente todo lo requerido para evitar la pérdida de folios.
Los errores son cada vez menos, sin embargo es esencial conocerlos, comprender por medio de ellos la importancia de desarrollar de manera idónea las facturas y evitar cometer los mismos una tras otra.
Por medio de un análisis de datos de la plataforma electrónica de Facturatech, podemos evidenciar los errores más frecuentes:
- Omisión del nombre de los productos o servicios de la transacción
- Omisión de la descripción o detalles de los productos y/o servicios que se incluyen en la factura;
- Desconocimiento del código de los productos y/o servicios que se incluyen en la factura
- Omisión de la cantidad y unidad de medida de los productos o servicios de la transacción;
- Omisión del precio unitario y precio total de la factura, así como los descuentos comerciales y condicionados que apliquen
- Error al calcular o liquidar el impuesto IVA
“Es vital que al elegir un proveedor de facturación electrónica, los empresarios indaguen sobre las herramientas de asistencia disponibles y la capacitación para acoplarse de manera adecuada a esta modalidad y ley. En nuestro caso, en Facturatech proveemos capacitaciones cada semana, totalmente gratuitas, y contamos con un equipo de soporte técnico en tres libras nacionales dispuesto a aclarar dudas con el fin de evitar estos errores que tan innecesariamente se cometen. Al comprender el proceso, la facturación se convierte eventualmente en algo mecánico y natural para la empresa y disminuye la posibilidad de errores”. Explica Caren Contreras, gerente de marca, Facturatech.
Aunque aún el sector se encuentra en modo de adaptación, la emisión de las facturas de manera electrónica, sin discusión alguna, simplificó el proceso de contabilidad y registro de datos tributarios ante el ente regulador, DIAN. Estos procesos ahora son más simples y se busca minimizar el impacto de su “complejidad” para los diferentes niveles de gestión de la misma.
