Implementación de la nómina electrónica en las Mipymes: retos, aliados y beneficios

El próximo 10 de marzo se cumple el plazo fijado por la DIAN para que las micro, pequeñas y medianas empresas comiencen a implementar esta normativa.

Hasta el 10 de marzo de este año, las empresas en Colombia que cuenten con 1 y hasta 10 empleados, tendrán plazo para implementar la nómina electrónica. Una fecha límite fijada por la DIAN, para permitirle a las denominadas Mypimes la adaptación a esta normativa que busca fortalecer la productividad de los negocios e impulsar la transformación digital en los procesos administrativos, fiscales y contables de las compañías en el país.

Aunque la nómina electrónica se reglamentó desde comienzos del año pasado, debido a la pandemia, los procesos de adaptación y adopción tecnológica por parte de las organizaciones se demoraron más de lo previsto; especialmente en aquellas como las pequeñas y medianas empresas, las cuales representan el 90% de las compañías nacionales y generan aproximadamente el 65% del empleo formal en Colombia.

A pesar de los retos a los que van a tener que enfrentarse, las Mypimes no deben percibir esta normativa como una amenaza, sino como una oportunidad para alcanzar definitivamente la transformación digital, pues lo cierto es que la nómina electrónica llegó para quedarse.

Mauricio Pungo, Gerente de nómina de KPMG en Colombia afirma, “Las empresas que tienen de 1 a 10 empleados suelen utilizar herramientas muy sencillas para la liquidación de la nómina, incluso, muchas aún lo hacen a través de programas como Excel y sin mucho conocimiento técnico sobre este tipo de procesos. Por fortuna, hoy en día existen aliados que se ajustan a las necesidades operativas y económicas de las Mypimes para hacer de su tránsito hacia la nómina electrónica un proceso mucho más amable”.

Aliados estratégicos:

Aunque, en principio, el tránsito hacia la nómina electrónica parece un proceso más complejo para las Mipymes -dadas sus características y/o limitaciones administrativas- lo cierto es que este ha sido un proceso difícil a nivel general. Por ejemplo, en el caso de las compañías con más de 250 empleados, se identificó un patrón en común relacionado con la diversidad de pagos dentro de la nómina (pagos indirectos, conceptos no salariales, etc.). Lo cual incentivó y -en algunos casos- hasta obligó a muchas de estas organizaciones a aliarse con terceros para avanzar en este frente y conciliar así la información de manera más eficiente.

Para Pungo, existen tres jugadores clave que pueden apoyar y acompañar a las pequeñas y medianas empresas durante su recorrido inicial hacia el cumplimiento de esta normativa: operadores tecnológicos, proveedores de software y empresas que brindan servicios de BPO.

“Los primeros son aliados muy importantes, pues son aquellos que están entregando a las empresas la posibilidad de incluir la tecnología en todo tipo de procesos internos, entre esos, la nómina”, asegura el experto. Por su parte, los proveedores de software son fundamentales porque brindan la base para entregar la información a los operadores tecnológicos. “Son estos los que permiten a las empresas levantar la información necesaria. La comunicación y la transmisión de información entre estos dos actores es clave para el éxito del proceso”, añade.

Por último, las empresas que brindan servicios de Subcontratación de Procesos de Negocios (o BPO por sus siglas en inglés), como la multinacional KPMG, son las encargadas de apoyar a las empresas en el análisis de la información, la aplicación e interpretación de la normativa, la homologación de conceptos, y la revisión minuciosa de todos los datos antes de transmitir la información a la DIAN.

“Más que un costo adicional, las Mipymes deben ver en estos aliados estratégicos una inversión para su negocio, ya que les permitirá garantizar en el corto y mediano plazo el cumplimiento de esta norma; además de una exitosa implementación de la tecnología en los procesos internos. Por el contrario, un acompañamiento deficiente puede suponer para la organización incurrir en graves incumplimientos y sanciones”, explica Pungo. 

Ahora bien: ¿a quién elegir?

Si bien la normativa que exige la implementación de la nómina electrónica ha sido un proceso gradual para las compañías formalmente constituidas, también lo ha sido para todos los operadores y/o aliados estratégicos, quienes han tenido que prepararse y documentarse a fondo para ofrecer sus servicios a las distintas empresas.

De acuerdo con Pungo, estos actores tuvieron el tiempo necesario para revisar e interiorizar la resolución de la DIAN, por lo que, “en teoría”, deberían estar en condiciones de cumplir con los requerimientos.

Las organizaciones, además, deben prestar especial atención al detalle, pues una nómina transmitida correctamente no siempre equivale a una nómina liquidada correctamente, es decir, es esencial que la nómina refleje los costos y gastos reales de la compañía. Por esta razón, antes de elegir a los aliados (proveedores y operadores) las empresas deben analizar la versatilidad que tengan los sistemas que éstos ofrecen para adaptarse a un escenario en transformación.

En la actualidad, existen aliados en el país como KPMG que integran todos los procesos requeridos para la implementación correcta de esta normativa, de manera centralizada e interconectada, para brindarle a las empresas colombianas (incluidas las Mypimes) el acompañamiento y la asesoría que necesitan para realizar el tránsito hacia la nómina electrónica de forma práctica, efectiva e integral.

“Además de analizar e interpretar la normativa a profundidad para sugerir a nuestros clientes los mejores pasos a seguir, nos hemos aliado con operadores tecnológicos y con desarrolladores de software de amplia experiencia, para entregarle a cada cliente un servicio completo para acompañarlos desde el primer hasta el último momento en la recolección y transmisión de la nómina electrónica sin que tengan que asumir la carga operativa. En otras palabras, KPMG ofrece experiencia, preparación y actualización”, afirma el Gerente de nómina de la Firma.

Más allá de elegir al mejor aliado, las organizaciones no deben olvidar que para transitar y aplicar de forma exitosa la nómina electrónica, también deben trabajar de la mano con sus equipos contables, fiscales y laborales, pues según Mauricio Pungo, la comunicación y la interconexión entre los diferentes departamentos de la empresa es fundamental.

Lo que viene:

Lo que la DIAN busca con la nómina electrónica es conocer los costos y gastos laborales de las empresas de primera mano y de forma más detallada, por lo que en este caso la tecnología es el aliado ideal. Hoy en día, la información y los reportes aún se levantan y consolidan de forma manual, y esto implica costos y tiempos que se pueden eliminar de forma paulatina. Como bien se sabe por experiencias en otros escenarios, la tecnología funciona a la hora de optimizar procesos y costos.

“Una vez se logre implementar la nómina electrónica, las empresas empezarán a invertir el tiempo en el análisis de la información y no en la recolección de datos y construcción de reportes. Lo que, seguramente, repercutirá positivamente en su productividad”, puntualiza el experto.

Si bien para este punto ya se ha cumplido con la mayoría de las etapas contempladas en la implementación de esta norma, también es cierto que este proceso recién está comenzando y pueden surgir nuevos elementos en el camino. No obstante, las empresas deben hacerse a la idea de que hay que seguir avanzando para cumplir con la normativa, pues esto, al final, redundará en un beneficio para todos.