Si quieres saber como optimizar las finanzas contables, en este texto te contaremos cómo Scanit, una solución de Rindegastos que utiliza IA, se encarga de extraer la información de recibos, facturas y comprobantes para agilizar las legalizaciones de gastos en las empresas.
Rindegastos, el software que facilita la gestión de gastos empresariales con más de 3.000 clientes en Latinoamérica, lanza su robot Scanit en Colombia con el que busca ahorrar hasta en un 75% el tiempo que toma hacer legalizaciones y cargar comprobantes. Esta herramienta entra a hacer parte de las soluciones tecnológicas que ofrece la plataforma, cuya función consiste en extraer toda la información de facturas, recibos, vouchers y soportes, tanto físicos como electrónicos, en segundos, automatizando su llenado en sistemas contables gracias a un mecanismo de inteligencia artificial que opera desde la aplicación móvil de Rindegastos.
Scanit fue creado como una herramienta para aliviar uno de los mayores dolores de cabeza de grandes empresas y pymes en materia contable: hacer la legalización de gastos y su posterior comprobación digital, lo que para muchas empresas toma una cantidad de tiempo considerable al tener que pasar cientos de facturas físicas a archivos en Excel o hacer el montaje de esta información en un sistema ERP, incluso para las empresas que están empezando a manejar su facturación electrónica con archivos XML.
De acuerdo con Alfonso Cuadra, CEO y cofundador de Rindegastos, Scanit es una de las funcionalidades más innovadoras y solicitadas de la plataforma en términos de automatización. “Quisimos diseñar un mecanismo que pudiera obtener, con inteligencia artificial de alta precisión, todos los datos de una factura o recibo de manera automática, solo con abrir la aplicación de Rindegastos y tomar una foto”, explica. La herramienta se puede adaptar a las políticas de gastos e impuestos establecidas para cada industria y tipo de empresa, haciendo que el cumplimiento tributario sea mucho más efectivo, por ejemplo para la aplicación del IVA incluso cuando el valor del impuesto está sometido a actualizaciones.
Además, toda la información que extrae Scanit es almacenable en la nube y compatible prácticamente con cualquier sistema contable que manejen las empresas, reduciendo notablemente el tiempo que toma pasar la información de gastos, pagos y desembolsos del día a día para cumplir con la gestión financiera interna, pero además que exige la ley en materia contable y tributaria. Como señala Cuadra, con este robot de inteligencia artificial, los errores manuales se estarían eliminando y se evitan las molestas confusiones de los reportes mensuales que no cuadran o presentan inexactitudes respecto al volumen de costos y gastos empresariales.
Con el lanzamiento de Scanit en Colombia, serán más las empresas que puedan sacar provecho del robot de inteligencia artificial integrado en la plataforma de Rindegastos al automatizar un proceso que requiere de aprobaciones y suele generar represamientos. De hecho, esta herramienta reduce los errores manuales no solo por imprecisiones en el traspaso de la información a sistemas contables, sino que además identifica y discrimina cada valor para su llenado en tablas y reportes.
En definitiva, la llegada de Scanit al país se convierte en una de las mayores apuestas de Rindegastos en su objetivo por ayudar a grandes compañías y pymes en la digitalización de sus finanzas, haciendo que la comprobación de gastos sea cada vez más fácil y automatizando procesos que demandan una alta cantidad de recursos. “Vamos un paso adelante en digitalización contable, por eso estamos esperando desarrollar productos de TI para que nuestra inteligencia artificial le brinde soporte a más empresas que quieran confiar en la tecnología y dejar el papeleo de lado, alcanzando una mayor eficiencia en estas actividades que generan estrés y requieren mayor atención”, concluye Cuadra.
