Por qué automatizar sus costos de producción puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero

Apalancarse de tecnología para ajustar valores de producción no solo reduce tiempos operativos, además garantiza un cálculo preciso de los costos a tener en cuenta para hacer más rentable la producción.

Ante el positivo crecimiento industrial en el país, muchas empresas desean aumentar su volumen de fabricación con menos recursos, apostando a ser más eficientes a la vez que cuidan sus finanzas. Una de las estrategias ante este panorama es apalancarse de mecanismos que optimicen la producción y reduzcan costos, principalmente en un momento en el que se busca que los productos mantengan un precio competitivo.

La automatización puede ser la respuesta para aquellas empresas que buscan esa optimización operativa, ya que es un instrumento silencioso que reduce gastos duplicados y actividades repetitivas en la cadena productiva, que a la larga cuestan más. Especialmente en la industria manufacturera, existen aún muchos vacíos financieros al calcular los costos de producción, lo que da lugar a errores en la fijación de precios y las temidas pérdidas. De hecho, establecer el valor real de un producto que se fabrica en masa suele tener múltiples factores a tener en cuenta, a pesar de existir cifras estandarizadas, que son definidas generalmente por el comportamiento del mercado. 

Expertos coinciden en que, en materia de optimización, la mejor respuesta suele ser la inclusión de herramientas digitales, que junto a software contables y plataformas SaaS, permitan una articulación de costos, gastos, ingresos y egresos casi instantánea, facilitando órdenes de compra y recibos de pago en cuestión de segundos. Sin embargo, una de las soluciones más útiles en la digitalización de finanzas en el sector productivo es el control de los costos indirectos de fabricación, que comprenden una amplia variedad de gastos de producción distintos a materiales o mano de obra, y que suelen ocasionar problemas de trazabilidad que impiden conocer su impacto real en las finanzas operativas.

Klaus Pollman, Head of Sales de Rindegastos para Colombia y México, explica que, en la práctica, estos costos son variables o intermitentes y suelen no estar considerados dentro del presupuesto de producción porque es difícil saber cuándo surgen. “De aquí que muchas fábricas y empresas manufactureras aún hoy en día tengan confusiones e imprecisiones a la hora de calcular sus costos indirectos, para luego generar órdenes de compra sin un orden o criterio, lo que inevitablemente da lugar a pérdidas, pagos fantasma o gastos de los que se desconoce su origen”, agrega.

Asimismo, Pollman señala que el sector productivo en Colombia se está reactivando rápidamente y tiene una enorme oportunidad para actualizar la manera en la que se ejecutan sus procesos operativos, abriéndole las puertas a herramientas digitales que hagan el trabajo más eficiente, lo que implica un mayor volumen de mercancía y más ganancias en el corto plazo. Por ello, el equipo de Rindegastos, recomienda tener en cuenta las siguientes ventajas de la automatización:

1. Gestionar costos y gastos imprevistos: confiar en la tecnología para el manejo de las finanzas en la industria manufacturera tiene beneficios operativos, especialmente para evitar fugas de dinero u omisiones. Plataformas como Rindegastos cuentan con un sistema que registra de manera automática costos, gastos y pagos que aparecen a última hora, con inteligencia artificial capaz de identificar distintos formatos de facturas y comprobantes para garantizar la mayor precisión en las cuentas de producción, reduciendo hasta un 75% del tiempo que se toma cargar esta información a la nube o a su sistema contable.

• Flujos de trabajo efectivos: la mejor manera de acortar el tiempo entre el inicio de operaciones, la fabricación y la entrega de mercancías, es automatizando la cadena de aprobaciones por las que debe pasar cada cuenta. Definir presupuestos, montos y límites para cada actividad de manera anticipada no solo evita reprocesos y demoras, además puede ayudar a que fábricas, talleres y demás empresas del sector tengan mayor eficiencia en el manejo de gastos, lo que impacta positivamente la productividad operativa. Esto se traduce en menos retrasos y mayor cumplimiento en la entrega de pedidos.

• Procesos contables en menos tiempo: automatizar procesos contables se ha convertido en un salvavidas para empresas manufactureras cuyos insumos, costos de fabricación, distribución y valor agregado deben ser calculados manualmente. Las ventajas de digitalizar operaciones y tener todas las cuentas en una aplicación móvil son infinitas considerando que cualquier detalle se pueda ajustar y revisar en tiempo real sin acudir a planillas o cuadernos.

En términos de producción, cada peso suma y reducir gastos es uno de los ideales de toda empresa. En esa medida, abrirle las puertas a la automatización implica una reducción de tiempo y dinero, evitando el estrés por no alcanzar las metas de ahorro, un objetivo para el que la tecnología ha demostrado ser una herramienta indispensable, especialmente en el incremento de utilidades. “Una empresa que optimice sus costos de fabricación mediante el poder de la automatización va a tener la oportunidad de destinar ese ahorro de recursos en otros aspectos de su negocio, como marketing o publicidad, enfocándose en el incremento de ganancias y no en el control de pérdidas”, concluye Pollman.