4 funciones que mantienen sus archivos seguros en medio de la virtualidad

El teletrabajo predomina y exige que las empresas apliquen procesos rigurosos de seguridad que protejan los documentos con los que se trabaja.

La digitalización de los procesos en los diferentes sectores empresariales es un hecho. Según Worky, el software global en línea de recursos humanos, las empresas más tradicionales están considerando invertir en automatización, pues ir a la oficina ya no es un requisito y lo que comenzó como un arreglo temporal por la pandemia, se ha consolidado como el modelo más habitual y por supuesto, la tecnología se ha convertido en la herramienta clave para hacerla verdaderamente productiva.

En este sentido, no asombra la creciente adopción de dispositivos y soluciones tecnológicas que además de permitir trabajar desde cualquier lugar, facilitan y ahorran tiempos en los procesos laborales. Consciente de esto y reconociendo la información como el insumo clave para toda organización, Adobe garantiza la seguridad en los archivos PDF. Para esto, integra los más altos estándares de privacidad en sus archivos, monitoreando constantemente el panorama de amenazas en evolución para adelantarse a las actividades malintencionadas y ayudar a garantizar seguridad a sus usuarios.

De esta manera, Adobe Document Cloud cumple con los requisitos de la industria al incluir SAFE BioPharma y FedRAMP, los cuales garantizan el cumplimiento normativo y permiten 4 aspectos fundamentales:

1.     Proteger los archivos ante una copia o edición: si necesita que sus documentos no se puedan imprimir, copiar o incluso imprimir, Document Cloud tiene la opción para que lo restrinja. Puede decidir qué acciones se realizan en sus propios documentos.

2.     Escoger qué información dar: hay información sensible que no todos los involucrados necesitan saber, puede censurar textos, imágenes y hasta páginas completas para que los que reciban el documento tenga acceso a los datos que usted elija (como datos personales, cifras, firmas, etc.). Además, al censurar esa información, a diferencia de otros programas, con Document Cloud borra inmediatamente la metadata haciendo que sea imposible hackearlo.

3.     Seguridad para compartir  archivos: los documentos que cree con Acrobat – Document Cloud se etiquetan automáticamente como privados por seguridad, es decir, el único que los puede ver es el usuario que lo cargó en la nube. Para compartir puede dar la opción de _solo ver _(solo lectura) o revisar _(para poder comentar) y compartirlo a través de un link.

4.     Controlar los accesos: Adobe ofrece dos opciones para mayor ciberseguridad: certificados o contraseñas. Las contraseñas deberán introducirse antes de poder abrirlo y usted escoge cuál poner.

Sin embargo, aunque las empresas son cada vez más conscientes de que las normativas de seguridad ahorran tiempo a la vez que garantizan un flujo de trabajo seguro de forma coherente, no siempre saben cómo aplicarlas. Para determinarlo, Adobe ha creado dos opciones que se ajustan según las necesidades de cada organización:

Por un lado, ofrece la opción de que otros usuarios tengan acceso a archivos PDF durante un tiempo limitado. En este caso, los usuarios deben tener acceso al servidor para poder utilizar estas normativas que requieren la especificación de los destinatarios del documento en una lista.
Por otro lado, permite aplicar la misma configuración de seguridad a varios documentos que ahorran tiempo creando una normativa de usuario. Además, almacena las contraseñas y certificados de clave pública en el equipo local.

Sumado a lo anterior, otra de las herramientas que ha resultado útil y seguro para la automatización de procesos son los sistemas de incorporación electrónica. Específicamente, esta solución ha permitido a los nuevos colaboradores completar su documentación y enviarla digitalmente. Debido a esto, se ha eliminado la necesidad de emplear formularios en papel que facilitan el seguimiento de la información de los trabajadores. Sin embargo, con esto también aumenta el riesgo de la vulnerabilidad de la información empresarial.