Se acercan plazos para implementar documentos equivalentes en facturación electrónica

Los museos, los teatros, los responsables de espectáculos, los concesionarios de peajes, los retails, entre otros, deberán adecuar técnicamente sus sistemas contables por la reglamentación de los documentos equivalentes para sustentar operaciones comerciales.

La implementación del sistema de facturación electrónica avanza en el país y con él, la reglamentación de los documentos equivalentes según el calendario establecido por la DIAN, en la resolución 165 del 1° de noviembre del 2023.

Los documentos equivalentes a factura son aquellos que soportan la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica, cumpliendo con los requisitos fiscales establecidos por la Dian y, por lo tanto, tienen validez tributaria para sustentar operaciones comerciales, como por ejemplo las entradas a cine, peajes, entradas a espectáculos de teatro o conciertos y el tiquete POS (o venta en mostrador para compras menores a 5 UVT). 

Esto significa que los responsables tendrán que emitir documentos equivalentes con reglas muy similares a las de hoy para factura electrónica, es decir, que online se reportarán los ingresos / documento equivalente a la DIAN y que tendrán validación previa de la DIAN, CUDE (en cambio de CUFE para las facturas electrónicas) entre otros requisitos. 

Considerando lo anterior, lo museos, los teatros, los responsables de espectáculos, los concesionarios de peajes y los retails -entre otros-, tendrán que realizar adecuaciones técnicas en los sistemas contables de tal forma que puedan cumplir los requisitos previamente resumidos.

Para atender esta reglamentación, “será muy importante que los emisores aseguren la eficiencia y agilidad de la operación en estos establecimientos que requieren pronta respuesta en línea a los compradores para no generar, por ejemplo, colas en un peaje o en el acceso a un espectáculo masivo“, comenta  Óscar Mauricio Moreno, cofundador de F&M Technology – E-Bill, pionera en el negocio de la factura electrónica en Colombia, con más de 13 años en el mercado.

Agrega que “por eso es importante un plan de contingencia, manejo de numeración contingente y un sistema de alto desempeño, así como iniciar adecuaciones y pruebas de inmediato, pues la fecha de implementación, aunque depende del tamaño de la empresa, inicia desde febrero del 2024”.

Recordemos que además de los documentos equivalentes, las empresas tienen el reto de adecuar sus sistemas a las modificaciones del anexo 1.9 publicado en el 000165 de 1ro de noviembre de 2023. Una forma eficiente para grandes volúmenes es establecer contacto o alianza con un proveedor tecnológico experto que pueda apoyar el proceso de implementación y pruebas. 

Esto traerá beneficios para los adquirentes o compradores institucionales, dado que podrán automatizar la recepción de documentos equivalentes que representan estas compras, por ejemplo, para empresas transportadoras con grandes flotillas que pagan cientos de peajes al día podrán tener la información y comprobantes en línea en herramientas de recepción de documentos electrónicos como eBILL.

“Los gastos menores pasarán a ser parte importante de la radicación y contabilización automática para los grandes adquirentes y permitirá controlar el gasto de forma más eficiente” dice Óscar Moreno. 

Para finalizar, y con el compromiso de responder a las necesidades de los diferentes sectores,  F&M eBILL reporta que  reinvierte en tecnología el 25% de sus ingresos para la creación de nuevos productos y servicios relacionados con factura electrónica en los tres pilares de negocio, emisión, recepción y RADIAN.

Fechas de implementación en el 2024

La DIAN, en la resolución 165 del 1° de noviembre del 2023, tiene establecido el calendario para la implementación de los documentos equivalente electrónico, según la calidad del contribuyente con relación al impuesto de renta y complementarios así:

• Grupo 1, los grandes contribuyentes, el 3 de febrero; Grupo 2, los declarantes del impuesto sobre la renta que no tenga la calidad de grandes contribuyentes, el 1° de marzo; Grupo 3, los no declarantes del impuesto sobre la renta y los sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas, el 1° de abril.
• Otros documentos equivalentes se relacionan con los servicios públicos cuya fecha máxima de implementación es el 1° de mayo; el extracto, el 1° de mayo; el tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros, el 1° de junio; la boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juego de suerte y azar, diferentes a los juegos localizados, el 1° de junio.
• El documento en juego localizados, el 1° de junio; el documento expedido por el cobro de peajes, el 1° de julio; el comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores, el 1° de julio; el documento de operaciones de la Bolsa Agropecuaria y de otros commodities, le 1° de julio; la boleta de ingreso a espectáculos públicos de artes escénicas y otros, el 1° de agosto; la boleta de ingreso a cine, el 1° de agosto.

Para destacar, dentro de la resolución de la DIAN, las disposiciones que se relacionan con:

• Adoptar el anexo técnico 1.0 del documento equivalente electrónico, el cual contiene las funcionalidades y reglas de validación que permiten cumplir con la generación, transmisión, validación, expedición y recepción del documento equivalente electrónico. Los sujetos que opten por generar el documento equivalente electrónico deberán adoptar esta versión en un plazo de 3 meses contados a partir de la publicación de la resolución.
• La implementación de los documentos equivalentes a la factura electrónica, tales como la factura de venta de talonario o de papel y todos los comprendidos en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016**.
• La implementación electrónica del tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., el cual se podrá expedir, generar y transmitir independientemente de la cuantía de la operación y se constituirá como soporte de costos, gastos, impuestos descontables en el IVA y de deducciones en el impuesto sobre la renta.
• La creación del documento equivalente electrónico para las operaciones de los espectáculos públicos cinematográficos, corridas de toros, deportivos, ferias artesanales, desfiles de modas, reinados, atracciones mecánicas, peleas de gallos y carreras hípicas.